Mémoire technique dans les marchés publics

Qu’est-ce qu’un mémoire technique ?

Le mémoire technique, dans un appel d’offres de marché public, est un document contractuel et obligatoirement personnalisé qui permet à l’acheteur public (ou privé) de juger de la valeur technique d’une offre. La valeur technique est un des critères d’attribution.

Ce document décrit par exemple les moyens humains et matériels affectés à l’exécution du marché, les modalités d’exécution proposées par l’entreprise et les dispositions qu’elle prévoit pour garantir la qualité des prestations à réaliser et le respect des délais d’exécution. Mais attention ! Chaque réponse doit comporter les rubriques spécifiques exigées.

Parfois appelé mémoire justificatif, mémoire explicatif, mémoire explicatif, cadre de réponse technique, offre technique ou note méthodologique il est exigé dans les réponses aux marchés publics et privés.

Quel est le problème principal des entreprises sur ce point ?

Dans le domaine des marchés publics, la qualité du mémoire technique est un élément décisif pour le succès des offres soumises par les entreprises.

Cependant, de nombreuses sociétés se retrouvent confrontées à un problème récurrent : l’utilisation de mémoires techniques génériques et non spécifiques, qui ne répondent pas aux besoins précis du marché.

En préliminaire, commencez par vous posez cette question en vous mettant à la place de la personne qui évalue votre offre technique :

Pour la notation de la valeur technique, un modèle de mémoire que vous pensez savoir adapter au marché peut-il surclasser les mémoires techniques sur mesure de vos concurrents ?

Tout le monde sait (dont les acheteurs publics, vos clients, n’hésitez pas à leur poser la question) que les modèles de mémoires techniques sont à éviter absolument !

Résultat  : Cette pratique conduit à un rejet des offres par les acheteurs publics, mettant ainsi en péril les chances des entreprises de remporter les contrats (Nombreuses jurisprudences en ce sens).

D’ailleurs si vous consultez la jurisprudence sur ce sujet vous trouverez des expressions telles que :

• Réponse « stéréotypée »
• Note méthodologique « pas très étayée et développée, ne donnant pas l’impression d’un grand investissement dans le projet »
• « Manque de détail », « absence d’informations » exigées, manque de spécificité …
• Oubli de traiter des rubriques exigées engendrant une notation égale à zéro
• Offre technique « imprécise »
• Offre « se contentant de présenter la société » et d’indiquer de « manière très générale les étapes » – Indications génériques
• …

Pourtant vous avez consacré des heures à la rédaction d’une proposition commerciale, pensant avoir fourni un mémoire technique complet et convaincant, seulement pour découvrir qu’il est jugé trop général et insuffisamment précis par l’acheteur public. Il ne correspond pas aux attentes du dossier.

Vous vous retrouvez alors face à un dilemme : contester la décision et risquer un contentieux, ou accepter la défaite et perdre l’opportunité d’obtenir le contrat.

La seule solution possible : des documents de qualité, spécifiques et adaptés aux besoins du marché

Face à cette situation délicate, il est essentiel pour les entreprises :

• de comprendre les attentes des acheteurs publics en matière de mémoires techniques,
• et de fournir des documents de qualité, spécifiques et adaptés aux besoins du marché.

En s’appuyant sur la décision récente du tribunal administratif de Paris, qui offre une base juridique pour rejeter les offres basées sur des exemples génériques, les entreprises peuvent mettre en place des stratégies efficaces pour optimiser leurs mémoires techniques et augmenter leurs chances de succès dans les marchés publics.

Il est à noter qu’il est possible de prévoir, sous conditions, une note technique éliminatoire dans les marchés publics.

NB : Il existe bien d’autres jurisprudences de cours administratives d’appel allant dans le même sens.

Formation MEMOIRE TECHNIQUE

Quelles sont les erreurs classiques des entreprises ?

Les erreurs classiques des entreprises sont :

1. l’utilisation d’un mémoire technique type
2. l’explication du seul CCTP sans tenir compte d’autres éléments plus importants.
3. l’utilisation d’une « présentation de l’entreprise » : Attention !
4. mémoire technique ne comprenant pas la description détaillée exigée au RC

Explication du seul CCTP sans tenir compte d’autres éléments plus importants

L’exercice ne se borne pas à plonger dans le CCTP puis l’expliquer la manière dont vous aller exécuter les prestations. Il s’agit d’une pratique que l’on rencontre fréquemment chez les ingénieurs et techniciens pour des raisons légitimes.

Bien entendu tout le monde sait que le CCTP traduit les besoins de l’acheteur. De plus il contient le mot « technique » comme dans le mémoire dont vous avez la charge de la rédaction. Il semble donc naturel de se focaliser à priori sur cette pièce.

Car l’exercice est bien plus compliqué vu qu’il vous faudra prendre en compte d’autres documents pour établir le sommaire détaillé du document exigé. De plus nombre de dossiers comportent des incohérences qu’il vous faudra arbitrer.

Utilisation d’un mémoire technique type « stéréotypé »

Le danger des modèles

La tentation est grande pour les entreprises soumissionnaires d’utiliser des documents-types totalement stéréotypés, car :

• ils présentent un grand nombre de rubriques qui ressemblent aux exigences des acheteurs,
• et donnent l’illusion que le contenu est pertinent.

Or, le contenu, varie considérablement d’une réponse à l’autre en fonction des caractéristiques du dossier.

Par exemple, si l’on s’intéresse au mot « méthodologie », cette méthodologie peut être très différente d’un dossier à l’autre en raison des exigences de l’acheteur.

D’ailleurs vous remarquerez que beaucoup d’acheteurs ne définissent pas le mot « méthodologie » dans leur dossier laissant planer d’importantes incertitudes sur leurs attentes.
Or, si vous ne répondez pas à leurs attentes, vous connaissez dès à présent le sort qui vous sera réservé en matière de notation.

Or, n’oubliez pas que chaque dossier de consultation a ses propres exigences et les acheteurs voient d’un mauvais oeil les réponses qui s’inspirent de modèles glanés sur Internet voir même achetés à cet effet. Certains le signalent dans le dossier en vous mettant en garde sur cette pratique.

De plus les contenus étant génériques, l’effort de personnalisation sera considérable et il vous faudra être garant de la véracité de ce que vous avancerez.

Chaque réponse doit être adaptée au dossier

En effet chaque réponse doit être personnalisées, et ce qui est certain, c’est qu’en démarrant d’un modèle vous n’arriverez jamais à le personnaliser car :

• c’est particulièrement chronophage
• et vous n’utiliserez pas le langage du client.

Le meilleur « modèle » dont vous pouvez vous inspirez c’est un dossier d’un précédent marché car il reflètera vos pratiques. Par contre la personnalisation reste incontournable.

Pas de mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché

Pour le te tribunal, si la société soutient que ses offres n’auraient pas dû être considérées comme irrégulières eu égard à son expérience forte et à l’adéquation entre celles-ci et les besoins du marché (TA Paris, 5 janvier 2024, n° 2328772) :

• d’une part, son expérience ne suffit pas à établir que son offre répondait nécessairement aux besoins du marché ce qui révélerait une dénaturation globale de son offre ou une discrimination à son encontre,
• d’autre part, il ne résulte pas de l’instruction que l’acheteur ait altéré les termes des offres de la société, à laquelle elle ne reproche que d’avoir fourni un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché.

De même une offre technique imprécise peut entrainer le rejet d’une offre

Exemple d’une société contestant la dénaturation de son offre par l’acheteur lors de l’évaluation de la valeur technique de son offre.

Elle affirmait que sa proposition répondait aux critères demandés, notamment en ce qui concerne la qualité, la conformité et le conditionnement des produits proposés.

Or « il résulte de l’instruction que la société … s’est montrée imprécise dans son offre, soulignant la difficulté à établir un pourcentage de produits biologiques et labellisés. ». Sa requête est rejetée (TA de Melun, 19 février 2024, n° 2313560).

L’utilisation d’une « présentation de l’entreprise » : Attention !

Certains poussent les entreprises à intégrer dans leurs mémoires techniques une « présentation de l’entreprise ».

Illégalité d’un sous-critère « présentation de l’entreprise », simple présentation générale de l’entreprise, sans rapport avec l’exécution technique du marché, relatif à la capacité professionnelle et technique des candidats et se rapportant ainsi à la sélection des candidatures

Rien n’interdit de démarrer par une présentation de l’entreprise.

Sachez cependant que s’il venait à l’esprit de l’acheteur, lors de la notation, d’utiliser cette présentation pour noter la valeur technique, même s’il a annoncé cette « présentation » dans le critère il risque d’être dans l’illégalité. Ceci  dès lors qu’il se réfère aux capacités de l’entreprise.

Or cela arrive ! Donc évitez de tenter l’acheteur sur ce point.

En effet cet élément se rapporte à l’examen et à la sélection des candidatures. En utilisant ce sous-critère pour l’attribution des offres, l’acheteur manque à ses obligations de publicité et de mise en concurrence.

Mémoire technique ne comprenant pas la description détaillée exigée au RC

Dans ces conditions, l’offre d’une société, ne respectant pas les exigences formulées dans les documents de la consultation, est irrégulière.

L’article 11.2 du règlement de consultation du marché imposait que le candidat produise un mémoire technique  » comprenant la description détaillée du bateau proposé (puissance, équipement à bord, longueur, largeur, capacité de couchage, description du laboratoire à bord, description de l’équipage et de ses compétences) « . Or, il résulte de l’instruction que le mémoire technique produit par la société Coeur d’Estuaire ne comporte aucune description du laboratoire, de l’équipage et de ses compétences. La mention dans ce mémoire que  » Tout le matériel détaillé dans le cahier des charges est bien évidemment sur le bateau ainsi que le personnel demandé et tous les instruments et matériels de sécurité  » ne suffisait pas au pouvoir adjudicateur pour se prononcer sur l’intégralité des caractéristiques et fonctionnalités requises par le cahier des clauses particulières, alors notamment que le laboratoire était nécessaire à la réalisation des prélèvements. Dans ces conditions, l’offre de la société Coeur d’Estuaire, ne respectant pas les exigences formulées dans les documents de la consultation, était irrégulière au sens des dispositions précitées du code des marchés publics (CAA de BORDEAUX, 24/05/2018, 16BX01333).

Mémoire technique non signé ni tamponné et non conforme (TA Marseille, 11 août 2023, n° 2306900)

Un mémoire technique non signé ni tamponné et non conforme aux conditions exigées par le règlement de consultation et irrégularité de l’offre.

En effet, l’acheteur peut toujours exiger la signature d’un document de l’offre dans le règlement de la consultation. La méconnaissance de cette exigence peut entraîner le rejet de l’offre comme étant irrégulière.

C’est ce qui est arrivé à une société, qui a vu son offre rejetée pour un marché public de prestations de nettoyage car son cadre réponse en format PDF pour chacun des lots n’était ni signé ni tamponné, contrairement à ce qui était prévu par le règlement de la consultation.

Le juge des référés a confirmé l’irrégularité de l’offre.

Rappelons qu’une offre irrégulière est une offre qui ne respecte pas les exigences formulées dans les documents de la consultation (Article L. 2152-1 et L. 2152-2 du code de la commande publique

(Tribunal Administratif de Marseille, 11 août 2023, n° 2306900).

Les acheteurs doivent noter les mémoires techniques en fonction de leurs qualités

Un cas d’école intéressant sur une notice technique stéréotypée

Une société qui a un meilleur mémoire technique qu’une concurrente ne peut obtenir la même note.

Dans une affaire intéressant particulièrement les entreprises répondant aux appels d’offre, le Conseil d’Etat s’est penché sur une affaire relative à la comparaison des mémoires techniques (Conseil d’Etat, 8 février 2010, n° 314075, Commune de la Rochelle).

Supériorité de la valeur technique de l’offre d’une société qui a été rejetée illégalement sur celle de la société attributaire et droit à indemnisation de la société évincée (150 000 euros plus les intérêts au taux légal).

Souvent les entreprises se plaignent de la subjectivité de la notation des acheteurs quant à la notation des mémoires techniques.
Parfois les justifications de certains acheteurs sont atypiques comme dans cette affaire pour laquelle « Le tableau de notation de chacun des sous-critères portait des appréciations pour l’essentiel, identiques, le CIG s’étant borné à seulement vérifier que les deux sociétés ont présenté une offre conforme en tous points au règlement de la consultation sans réelle analyse des éléments produits. En effet, selon les appréciations du CIG, ces sociétés ont, chacune, soit  » décrit « , soit  » fourni « , soit  » mentionné « , soit  » mis en place « , soit  » présenté « , soit  » développé  » les éléments exigés. ».
Dans ce cas il y avait une neutralisation de critères de sélection lors de l’analyse des offres.
La méthode de notation des critères de sélection des offres est libre mais ne doit pas neutraliser leur pondération de manière à ce que l’offre économiquement la plus avantageuse ne soit pas choisie (TA Lille, 6 juin 2023, n° 2304098, CIG Linselles Bousbecque).

Une société a vu son offre rejetée, alors que le critère de technicité était prioritaire par rapport à celui du prix. Or son mémoire technique, qui n’était pas stéréotypé, traduisait la supériorité de la valeur technique de son offre sur celle de la société retenue.

Dans cette affaire la société retenue avait produit une « notice technique » qui :

• se bornait à dresser une liste générale de ses moyens immobiliers, en matériel, en véhicules et en personnel,
• n’exposait pas comment ces moyens techniques et humains seraient mis en oeuvre pour réaliser les prestations.

En revanche la société dont l’offre a été rejetée a produit une « notice technique » qui n’était pas stéréotypée, dès lors :

• qu’elle comportait des dispositions précises concernant l’opération projetée par la commune,
• -décrivait de manière détaillée les moyens techniques et humains et les matériaux devant être utilisés sur ce chantier,
• décrivait les lignes directrices des propositions pour la conservation des objets dans ces vitrines.

Le rapport sur l’analyse des offres à laquelle a procédé le maître d’oeuvre, démontrait que la notice technique présentée par la société attributaire ne démontre pas qu’elle est apte à prendre en charge une réalisation de type muséographique telle que celle du muséum d’histoire naturelle de la commune, alors que l’offre de la société dont l’offre a été rejetée répond aux prescriptions du marché et présente le maximum de garanties techniques.

La commission d’appel d’offres qui avait estimé que la valeur technique des deux offres était équivalente a commis une erreur manifeste d’appréciation.

Montant de la facture pour la commune qui a rejeté illégalement l’offre : 150 000 euros auxquels s’ajoutent les intérêts au taux légal.

Par ailleurs cette décision rappelle que l’acheteur, pour l’analyse des offres techniques ne peut se fonder sur les références des entreprises candidates, mais exclusivement sur la valeur intrinsèque des offres.

Le mémoire technique traduit votre offre technique différenciante

Le mémoire technique représente votre offre technique dans un marché public.

• Il est requis dans de nombreux marchés, en particulier dans les marchés de travaux, dont les marchés d’électricité, les marchés de gardiennage et sécurité, les diagnostics immobiliers, les marchés de formation professionnelle.
  Dans le domaine de la formation il pèse lourd dans les appels d’offres des régions, de Pôle Emploi, des OPCO, car il a un impact considérable sur la notation de votre offre.
• Il vous permet de vous différencier en présentant votre savoir-faire et votre technicité. Encore faut-il être en position de bien comprendre les exigences de l’acheteur, c’est le point le plus difficile, et de s’y conformer. Il s’appuie sur les exigences de l’acheteur dont le CCTP mais cette dernière pièce ne suffit pas pour la rédaction de l’offre technique.

Un document obligatoirement spécifique au dossier

Pièce importante de votre réponse dont la notation peut atteindre 70%, la note méthodologique doit respecter les exigences du maitre d’ouvrage. ET c’est là toute la difficulté.

Attention : La rédaction de cette pièce par le soumissionnaire est spécifique au dossier et doit suivre des règles strictes imposées par l’acheteur. Le problème rencontré par les entreprises est assurément d’appréhender précisément les exigences du maitre d’ouvrage en la matière ce qui revêt souvent une certaine complexité.

Suivez une formation pour être autonome

Vous êtes parfois confronté à des notes décevantes pour votre mémoire technique.

Il est difficile de savoir comment répondre aux besoins du client de manière efficace, mais une formation en rédaction d’offres techniques et réponse aux appels d’offres peut vous aider à atteindre vos objectifs.

N’hésitez pas à explorer cette opportunité pour améliorer les chances de succès de votre entreprise.

FORMATION Mémoire technique dans les appels d'offres

Suivez une formation à la rédaction du mémoire technique à destination des entreprises ou bénéficiez d’un accompagnement pour élaborer un mémoire technique personnalisé à un marché public ou privé donné.

Quels sont les domaines d’activité principalement concernés ?

Les marchés publics de travaux

Ce document est particulièrement important dans les marchés publics de travaux notamment dans le BTP, pour les marchés de bâtiment que ce soit en gros œuvre ou second œuvre ainsi que dans les travaux publics. Dans les marchés publics de gros œuvre, peinture, revêtement de sols, amiante (désamiantage), carrelage, travaux de chauffage, climatisation, démolition, travaux d’électricité, maçonnerie, menuiserie, métallerie, plâtrerie, travaux de plomberie, serrurerie et tous corps d’état (TCE), VRD.

Les marchés publics de services

Dans les marchés publics de services pour un mémoire technique de gardiennage ou de sécurité, d’évènementiel, restauration collective, services des postes et télécommunications, analyses médicales ou biologiques, diagnostic amiante, assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA), contrôle technique, étude, maîtrise d’œuvre, OPC, services de nettoyage et d’hygiène, formation professionnelle continue, entretien des espaces verts et prestations de service diverses.

Les marchés publics de fournitures

Dans les marchés publics de fournitures des hôpitaux, des matériels informatiques, de matériels sportifs, …

Quels sont les principaux critères d’attribution des offres ?

Pour réussir l’exercice vous devez impérativement connaitre les critères de choix des offres par le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice.

Les critères de choix des offres, visés à l »article R. 2152-7 du code de la commande publique, permettent à l’acheteur, via l’analyse des offres, de procéder à l’examen des offres. Cet examen doit conduire au choix de l’offre économiquement la plus avantageuse dite la « mieux-disante » et non pas la « moins-disante » qui correspond au prix le plus bas.

Au titre des critères de choix des offres, et principalement dans les marchés publics, il peut s’agir des suivants :

La valeur technique de l’offre et les critères d’évaluation du mémoire technique

La valeur technique de l’offre, est le principal critère d’évaluation, elle est jugée essentiellement sur le mémoire technique ou sur l’offre technique, d’où son importance croissante.

Son contenu varie d’un dossier de réponse à un autre et peut-être décomposée en sous-critères, elle peut comprendre des éléments tels que :

• Les moyens humains affectés au marché (nombre, fonctions, qualifications, compétences, CV, …). Il s’agit ici des qualifications et l’expérience du personnel assigné à l’exécution du marché public lorsque la qualité du personnel assigné peut avoir une influence significative sur le niveau d’exécution du marché public.
• Les moyens matériels ou techniques (véhicules, outillage, …)
• L’organisation mise en oeuvre par l’entreprise pour répondre aux besoins
• La méthodologie pour réaliser les travaux ou prestations (Etapes, contenu, engagements, moyens affectés, …)
• La démarche qualité (SOPAQ – Schéma Organisationnel d’un Plan Assurance Qualité, normes, …)
• Le planning envisagé pour respecter les délais d’exécution
• Les mesures mises en oeuvre en matière de santé, d’hygiène et de sécurité
• La démarche sociétale et environnementale (insertion, gestion des déchets, gestion des nuisances, recyclage des déchets, SOGED – Schéma d’Organisation et de Gestion des Déchets, …).

Le prix

Le prix est jugé à partir des pièces financières comme la DPGF, le BPU et le DQE. La note du prix peut faire l’objet d’une formule de calcul.

Le coût

Le coût est déterminé selon une approche globale qui peut être fondée sur le coût du cycle de vie

Les délais d’exécution

Les délais d’exécution, à ne pas confondre avec la durée du marché.

D’autres critères en fonction de la nature des prestations

Peuvent être pris en compte d’autres critères comme les conditions de livraison, le service après-vente et l’assistance technique, la sécurité des approvisionnements, l’interopérabilité et les caractéristiques opérationnelles ; la qualité, y compris les caractéristiques esthétiques ou fonctionnelles, l’accessibilité, l’apprentissage, la diversité, les conditions de production et de commercialisation, la garantie de la rémunération équitable des producteurs, le caractère innovant, les performances en matière de protection de l’environnement, de développement des approvisionnements directs de produits de l’agriculture, d’insertion professionnelle des publics en difficulté, la biodiversité, le bien-être animal.

Enfin d’autres critères peuvent être pris en compte s’ils sont justifiés par l’objet du marché public ou ses conditions d’exécution.

Un mémoire technique est généralement exigé dans des marchés très divers mais la difficulté se situe plus particulièrement dans les marchés de travaux ou de services, dans une moindre mesure dans les marchés de fournitures pour lesquels la demande est moins complexe.

Comprendre les exigences de l’acheteur pour le mémoire technique

L’importance de bien comprendre les exigences du maître d’ouvrage.

En tant que soumissionnaire vous devez bien comprendre les exigences de l’acheteur et c’est là que tout se compliquer car vous pouvez être confrontés à trois situations :

Soit le DCE comporte des directives dispersées dans différents documents

C’est le cas le plus fréquent et le plus difficile à gérer car il vous faudra jongler entre différents documents ou même plusieurs endroits d’un même document du dossier de consultation. Vous serez alors souvent confrontés à des incohérences sur la rédaction des exigences.

Soit le DCE comporte un cadre de réponse technique (CRT) ou un CMT

Le pouvoir adjudicateur peut fournir dans le DCE un cadre de mémoire technique (CMT) à compléter par les opérateurs économiques. Le règlement de la consultation (RC) va vous obliger à compléter ce document et à le retourner avec votre offre.

Dans ce cas l’acheteur vous « prend par la main » en vous facilitant la tâche (ainsi que la sienne pour l’analyse des offres).

Le cadre de réponse a pour fonction de vous poser des questions destinées à canaliser vos réponses.

Cela ne signifie pas que l’exercice soit facile car gérer des questions suppose que vous soyez capable de bien les cerner, ce qui dépend de la qualité de leur rédaction par l’acheteur.

Conseil :
Respectez les exigences du RC et ne prenez pas la liberté de vous affranchir de ce document en fournissant à la place un mémoire technique bien que parfois le juge soit indulgent si vous produisez toutes les informations demandées comme dans la jurisprudence suivante.
TA Grenoble, 23 janvier 2015, n° 1407728, Commune de Meylan (Cadres-type de mémoire technique non transmis entrainant le rejet d’une offre comme irrégulière. Société ayant fourni un mémoire technique au lieu des cadres-type complétés exigés par le règlement de la consultation. Dès lors que le pouvoir adjudicateur pouvait à la seule lecture du mémoire technique « et sans aucune recherche ou recoupement, une exploitation des offres identique à ce qu’aurait permis ces cadres-type » l’offre ne pouvait être regardée comme irrégulière).

Soit le DCE ne comporte aucune directive quant au contenu à fournir dans l’offre technique

C’est un cas rare que l’on ne rencontre que dans les petits marchés. Dans ce cas il vous faudra procéder à des investigations complémentaires évidemment difficiles à gérer.

De plus il vous faudra donc procéder à une analyse approfondie de pièces comme le RC, le CCTP et d’autres éléments fournis par l’acheteur.

Structurer un mémoire technique efficace : plan détaillé et personnalisé, présentation impeccable

Plan détaillé spécifique adapté aux besoins

Il vous faudra concevoir un plan détaillé spécifique adapté aux besoins du maître d’ouvrage.

Il s’agit de la partie la plus difficile de l’exercice car vous ne pourrez pas vous confier aveuglément au plan fourni dans le règlement de la consultation.

Vous serez noté comme à l’école via une notation reflétant la qualité et la complétude de votre offre qui doit correspondre exactement aux besoins exprimés.

En conséquence, chaque mémoire que vous rédigez doit obligatoirement comporter un sommaire différent des réponses précédentes.

Ce plan détaillé :

• apparaitra dans la table des matières automatique figurant juste après la page de garde,
• consulté par l’acheteur lui fera constater :
  • que votre document correspond exactement à sa demande,
  • qu’il comporte tous les éléments demandés, dans le même ordre,
  • tout ceci lui facilitant la notation de cette pièce.

Notez également que lorsque le RC fournit un plan détaillé ce dernier est rarement suffisant et il peut être bouleversé par d’autres éléments à cause des incohérences involontaires dans la rédaction du dossier.

En résumé le plan :

• doit être SPECIFIQUE, détaillé et correspondre exactement aux exigences du maitre d’ouvrage.
• doit s’appuyer sur plusieurs pièces dont le RC, le CCTP mais également d’autres éléments en fonction du dossier concerné.

Présentation impeccable, table des matières automatique, schémas, photos et langage de votre client

Pour votre document de réponse rédigé de préférence sous Word ou Indesign pour ceux qui en disposent, il est conseillé d’intégrer :

• Une page de garde reprenant le logo de votre société, les coordonnées ainsi que les mêmes éléments en ce qui concerne l’acheteur. L’objet du marché ainsi que le numéro du lot.
• Une table des matières automatique la plus détaillée possible (sommaire) qui présente un résumé clair de la réponse. Ce point est très important.
• Un contenu structuré en chapitres, sous-chapitres, … numérotés, qui génère automatiquement le sommaire.
• Des schémas, graphiques, photos de manière à illustrer les explications. A défaut la lecture du dossier sera difficile par la personne qui analyse les offres.
• Des annexes : CV, fiches techniques, fiches de sécurité, plans, …

Pour des raisons évidentes, lors de la rédaction, il est conseillé d’utiliser le langage de l’acheteur et non le vôtre.

Remarques :

• Un mémoire technique n’est pas une plaquette publicitaire
• Certains acheteurs limitent le nombre de pages pour éviter les abus et se retrouver avec des réponses comportant plusieurs centaines de pages alors que quelques dizaines suffiraient.

Un mémoire technique par Lot

Explication sur l’importance d’avoir un mémoire technique distinct par lot.

Lorsque le marché est alloti, en principe chaque lot correspond à une prestation différente donc en cas d’allotissement la réponse au marché public devra comporter un mémoire technique distinct par lot auquel l’entreprise répond. Généralement la structure du document sera la même pour tous les lots mais parfois il peut y avoir des différences de structure selon les lots il est donc essentiel de vérifier les exigences.

Il est à noter qu’il peut y avoir des lots géographiques correspondant à des prestations similaires en des endroits différents. Dans ce cas il est possible de produire un même mémoire technique pour chaque lot mais c’est une décision à prendre au cas par cas en fonction des dispositions du RC.

Éviter les erreurs courantes

Peut-on utiliser un modèle de document pour rédiger un mémoire technique spécifique ?

C’est une idée très courante et c’est la solution de facilité qui vient à l’esprit. Elle est régulièrement exploitée par les entreprises et pourtant, beaucoup d’entreprises s’aperçoivent rapidement que les résultats sont catastrophiques dans la pratique.

Les maitres d’ouvrage mettent d’ailleurs régulièrement en garde les entreprises sur cette pratique via un avertissement dans le RC.

C’est tout à fait logique vu que le principe consiste, non pas, à exploiter un modèle ou exemple de mémoire existant, mais de personnaliser entièrement la réponse pour cadrer précisément au besoin de l’acheteur.

Il s’agit ici, bien entendu, d’éviter l’utilisation d’un mémoire technique type pour appel d’offres ce qui engendre des notes décevantes.

S’inspirer d’exemples est une très mauvaise idée, il faut, naturellement, partir du besoin du maitre d’ouvrage ce qui est bien plus difficile à formaliser.

Pour s’en convaincre, vous constaterez que de plus en plus de maîtres d’ouvrage mettre en garde les entreprises, dans les documents de consultation, contre l’utilisation de documents types même personnalisés.

Certains chapitres reviennent couramment mais souvent leur contenu diffère à des degrés variables et tous les maîtres d’ouvrage ne demandent pas les mêmes informations y compris dans des chapitres qui semblent génériques.

Un plan spécifique à chaque réponse donc … pas de document-type !

En effet il ne s’agit en aucune cas de démarrer d’un document type dont vous disposez (bien qu’il serve par la suite) ou du CCTP.

Il faut démarrer par la conception d’un plan détaillé du mémoire technique spécifique au marché auquel vous répondez.

C’est de loin le point le plus difficile à surmonter.

Lors d’une réponse, quand on compare le plan fourni par les entreprises à celui tel qu’il devrait être on constate parfois des différences considérables.

Evidement la note est alors en conséquence. Le principal problème est l’absence de fourniture d’informations exigées ce qui impacte la notation.

En conséquence, chaque mémoire que vous rédigez doit obligatoirement un sommaire différent des réponses précédentes.

La personnalisation de la réponse en fonction des besoins spécifiques du maître d’ouvrage est une question de méthode fondée sur une lecture hiérarchisée des pièces du DCE.

Une offre technique comprend-elle les prix (DPGF, BPU, DQE) ?

La réponse est non. Les entreprises ne doivent pas mélanger l’offre technique et l’offre financière en réponse à l’appel d’offres.

L’offre financière fait l’objet de pièces de prix spécifiques (DPGF, BPU, DQE) et le mémoire justificatif ne doit pas comporter d’informations relatives aux prix.

Il est à noter que la DAJ de Bercy a publié un guide pour permettre aux TPE/PME de tirer profit des commandes publiques.

Questions que se posent les soumissionnaire pour rédiger l’offre technique

Les principales questions que les entreprises soumissionnaires se posent pour rédiger un mémoire technique spécifique.

Les entreprises soumissionnaires se posent souvent plusieurs questions lorsqu’elles doivent rédiger un mémoire technique pour une réponse donnée à un marché public.

Voici quelques-unes des questions les plus courantes :

1 – Comment structurer le mémoire technique ?

• Quels sont les éléments essentiels à inclure ?
• Comment organiser les informations de manière claire et logique ?

2 – Quels sont les critères spécifiques du maître d’ouvrage ?

• Quelles sont les attentes précises du maître d’ouvrage en termes de contenu et de présentation ?
• Comment adapter le mémoire technique pour répondre à ces critères ?

3 – Comment mettre en avant notre savoir-faire et notre expérience ?

• Quels exemples de projets antérieurs doivent être inclus pour démontrer notre expertise ?
• Comment présenter nos compétences techniques de manière convaincante ?

4 – Comment éviter les erreurs courantes ?

• Quelles sont les erreurs fréquentes à éviter dans la rédaction d’un mémoire technique ?
• Comment s’assurer que le mémoire technique est conforme aux exigences du marché ?

5 – Comment utiliser les outils de présentation graphique ?

• Quels outils utiliser pour rendre le mémoire technique visuellement attrayant ?
• Comment intégrer des graphiques, des tableaux et des schémas pour illustrer nos propos ?

6 – Comment gérer les contraintes de temps ?

• Comment planifier et organiser la rédaction du mémoire technique pour respecter les délais impartis ?
• Quelles sont les étapes clés à suivre pour optimiser le temps de rédaction ?

7 – Comment se différencier des autres soumissionnaires ?

• Quels éléments uniques pouvons-nous inclure pour nous démarquer de la concurrence ?
• Comment mettre en avant nos points forts et nos avantages compétitifs ?

8 – Comment intégrer les exigences réglementaires et techniques ?

• Quelles sont les normes et les réglementations spécifiques à respecter dans le mémoire technique ?
• Comment s’assurer que toutes les exigences techniques sont correctement intégrées ?

9 – Comment obtenir des retours et des avis avant la soumission ?

• Qui peut relire et valider le mémoire technique avant la soumission finale ?
• Comment obtenir des retours constructifs pour améliorer le mémoire technique ?

10 – Comment gérer les modifications et les mises à jour ?

• Comment gérer les modifications demandées par le maître d’ouvrage ou les ajustements nécessaires en cours de rédaction ?
• Comment s’assurer que toutes les versions du mémoire technique sont correctement suivies et archivées ?

Exemples de plans (généralement non détaillés) de mémoires techniques

Voir un exemple de mémoire technique pour appel d’offre pdf (Plan détaillé issu de l’OEAP).

Exemples de plans de mémoires techniques de marchés

Mémoire technique : exemple de plan pour un marché de travaux

Entreprises : N’utilisez pas les « exemples » de mémoires techniques, ils conduiront au rejet de votre offre

Il faut au contraire que votre document soit spécifique au marché auquel vous répondez.

• Mémoire technique électricité : exemple de plan pour un marché de travaux d’installations électriques.
• Mémoire technique de bâtiment : exemple de plan.
• Mémoire technique de gardiennage et de sécurité exemple de plan
• Exemple de plan de mémoire technique pour un marché de travaux pour appréhender la diversité des demandes.
• Exemple de plan de mémoire technique de diagnostics immobiliers
• Exemple de plan de mémoire technique espaces verts

Exemple de plan de mémoire technique BTP issu de l’OECP

Source : OEAP

Aide à la rédaction d’un mémoire technique

Il y a lieu pour chaque consultation de :

– s’interroger sur les rubriques pertinentes au regard des critères de jugement spécifiques à la consultation en cause,

– supprimer celles qui apparaissent inutiles et NON PAS de conserver ces rubriques avec une mention « sans objet » ou « néant »,

Dans le texte, les commentaires sont en italique et sont à supprimer du mémoire technique remis par l’entreprise.

Au mémoire pourront être joints les documents explicatifs tels que : plans des installations et notes justificatives de calculs, plan d’assurance qualité ISO 9001.

En cas de variantes, joindre, en outre, tous les justificatifs, fiches produits, procédés d’exécution, photos et notes de calculs nécessaires.

1 – Moyens humains et matériels affectes spécifiquement au chantier

Il s’agit de permettre au maître d’ouvrage (et au maître d’œuvre) de connaître les dispositions prises par l’entreprise pour gérer la qualité générale de ses travaux. Il y a donc lieu de préciser dans ce chapitre les moyens en personnels affectés aux travaux et à l’organisation.

Il est également nécessaire de préciser les moyens matériels déployés pour réaliser les travaux. Le pouvoir adjudicateur pourra ainsi apprécier l’adéquation existante entre les moyens humains et les moyens en matériels.

A titre indicatif pourront être explicités les éléments suivants :

1.1 – Moyens humains

1.1.1. Organigramme fonctionnel de l’agence ou de l’équipe affectée à l’opération avec les coordonnées de chacun (Etudes, PAQ, Réalisation…)

1.1.2. Nombre de personnes affectées au chantier (mini ou maxi selon planning) :

– Conducteur de travaux

– Chef de chantier

– OP 2

– OP 1

– Non spécialisé

– Autres dispositions prévues par l’entreprise (personnes pressenties pour la réalisation avec l’ancienneté dans l’entreprise, la qualification, l’autonomie et les responsabilités).

1.2 – Moyens en matériel

1.2.1. Description du matériel

Exemples :

Le personnel ci-dessus désigné a déjà une bonne connaissance de ce type de travaux à réaliser et aura :

– ..…véhicules attitrés au transport du matériel et de l’approvisionnement des fournitures

– …..véhicules pour le déplacement éventuel d’un technicien pour une intervention d’urgence.

1.2.2. Matériels les plus adaptés au chantier

Exemple :

Pour la réalisation des travaux, le personnel est doté de son équipement de protection individuelle et de son outillage d’électricien afin d’être autonome.

1.3 Produits proposés pour le chantier

Exemples :

Caractéristiques techniques des produits proposés (fournir les fiches techniques) Garantie du produit (attestation fournisseur de 2 ans, 3 ans et plus de 3 ans…).

La fourniture principale du lot est certifiée NF environnement ou équivalent.

Toutes les autres fournitures bénéficient de la certification.

1.4 – Moyens apportés par les sous-traitants (le cas échéant)

Le candidat peut demander que soient également prises en compte les capacités, techniques d’un ou de plusieurs sous-traitants : il peut être précisé les moyens humains et matériels éventuellement mis à disposition par ce ou ces sous-traitants et leurs apports techniques pendant la durée d’exécution du marché.

2.– Contraintes d’exécution des travaux et solution proposée :

Il s’agit de permettre au maître d’ouvrage (et au maître d’œuvre) de connaître les contraintes que l’entreprise aurait détectées lors de l’étude du dossier et liées à l’exécution de ses propres travaux et ceux des autres corps d’état. Un dossier photographique précisant ces contraintes pourra être joint au mémoire technique.

A titre indicatif pourront être explicités les éléments suivants et les solutions apportées :

2.1 – Contraintes (de site …) identifiées par l’entreprise comme étant susceptibles d’affecter l’exécution des travaux

Exemple :

Travaux en milieu occupé.

2.2 – Dispositions envisagées pour traiter la contrainte

Exemples :

Une prise de contact sera faite avec les résidents par courrier individuel, par voie d’affichage, par contact individuel.

Avant tout démarrage des travaux un état des lieux avec les résidents sera réalisé. Le nettoyage du chantier se fera au fur et à mesure pièce par pièce.

3.– Moyens mis en œuvre par l’entreprise pour garantir la santé et la sécurité du chantier

Il s’agit de permettre au maître d’ouvrage (et au maître d’œuvre) de connaître les dispositions prises par l’entreprise pour gérer l’hygiène et la sécurité et juger ainsi de leur performance (respect des lois et de la réglementation en vigueur).

A titre indicatif, il peut être précisé ici les éléments suivants :

3.1 – Installation de chantier : description, bureaux, moyens de liaison, ateliers, aire de stockage des matériaux

3.2 – Hygiène et sécurité sur le chantier : principales mesures prévues pour les assurer (en l’absence de plan général de coordination)

L’entreprise est engagée dans un contrat de progrès avec l’OPPBTP pour diminuer les risques en matière de santé et de sécurité au travail (en annexe).

4 – Dispositions arrêtées par l’entreprise pour garantir la qualité des prestations à réaliser et le respect des délais d’exécution

Il s’agit de permettre au maître d’ouvrage (et au maître d’œuvre) de juger de la qualité de l’exécution et de démontrer la capacité de faire de l’entreprise. Ce paragraphe doit être adapté spécifiquement au chantier (éviter le copié-collé).

A titre indicatif, les éléments suivants pourront être apportés :

4.1 – Indication sur le programme d’exécution, phasage et durée de chaque phase (prévision des temps d’intervention et interface d’exécution)

4.2 – Nombre de salariés affectés à l’exécution de chaque tâche

4.3 – Procédés d’exécution envisagés

Ne pas négliger tout élément graphique pouvant aider à la compréhension technique de l’offre (plans, schémas, photos etc.).

4.4 – Autres

5 – Dispositions arrêtées par l’entreprise en matière de gestion des déchets de chantiers

Il s’agit de permettre au maître d’ouvrage (et au maître d’œuvre) de juger des mesures prises par l’entreprise pour la gestion des déchets de chantier.

Si l’entreprise a élaboré un schéma d’organisation et de gestion des déchets (SOGED), elle pourra le joindre au mémoire technique.

A titre indicatif, les points suivants pourront être précisés :

5.1 – Organisation de la collecte des déchets

Exemples :

Enlèvement des déchets au fur et à mesure et tri sélectif en atelier (bacs prévus à cet effet).

Enlèvement et acheminement en déchetterie professionnelle.

5.2 – Lieux d’évacuation des déchets – Traçabilité des déchets

Exemple :

Déchetterie professionnelle située à …

5.3 – Autres

Exemple : recyclage des produits.

6 – Dispositions arrêtées par l’entreprise pour diminuer les nuisances

Il s’agit de permettre au maître d’ouvrage (et au maître d’œuvre) de connaître les dispositions prises par l’entreprise pour limiter certaines nuisances (bruit : appareil utilisé, heures d’utilisation, produits dangereux : protection, récupération, gêne des riverains).

Il s’agit de permettre au maître d’ouvrage (et au maître d’œuvre) de connaître les dispositions prises par l’entreprise pour limiter certaines nuisances (bruit : appareil utilisé, heures d’utilisation, produits dangereux : protection, récupération, gêne des riverains).

L’évaluation des nuisances :

Trois types de cibles pourront être pris en compte pour une étude d’impact environnemental :

– Les flux entrant sur le chantier : perturbation éventuelle du trafic liée à l’arrivée d’engins et matériels, livraison des matériaux de construction…

– Le chantier lui-même : activités bruyantes, poussières, déchets, eau….

– Les flux sortant : évacuation des déchets.

Le traitement des nuisances :

– Elaboration d’une notice environnementale :

– exemple le bruit

Possibilité de prévoir la mise en place d’une insonorisation complémentaire des engins, s’assurer d’un contrôle de repérage des réservations sur le plan béton, prévoir une zone de retournement pour éviter aux camions de reculer, organiser les parcours des camions pour éviter les zones sensibles, établir et faire respecter les plages horaires d’émission de bruit et en informer les voisins.

7 – Variantes

Le code de la commande publique prévoit que :

– dans le cadre d’un marché à procédure adaptée, les variantes sont autorisées sauf indication contraire dans les documents de la consultation.

– pour les marchés formalisés (appel d’offres, marché négocié, dialogue compétitif), les variantes ne sont possibles que dans la mesure où le maître de l’ouvrage les a spécifiquement autorisées,

7.1 – Présentation

7.2 – Justification : procédés d’exécution, plans et notes de calcul nécessaires

7.3 – Analyse de l’incidence financière (économies – surcoûts)

8 – Organisation et gestion du S.A.V.

Il s’agit de permettre au maître d’ouvrage (et au maître d’œuvre) de connaître les dispositions prises par l’entreprise relatives au service après-vente.

Pièces détachées : l’ensemble des produits est disponible en stocks.

Pièces détachées : nous nous engageons à les fournir sous….jours avec intervention du technicien.

Pièces détachées : envoi des pièces détachées dans un délai de ….heures par colissimo suivi.

Pièces détachées une assistance technique est mise en place avec intervention d’un technicien spécialisé dans le délai de …heures.

8.1 – Organisation du S.A.V de l’entreprise

– SAV géré par les équipes travaux : modalités d’intervention

– SAV géré par un service dédié : modalités d’intervention

8.2 – Délai d’intervention dans le cadre du S.A.V (intervention urgente, intervention normale)

9 – Organisation de la maintenance

– Moyens humains mis à disposition

– Moyens matériels mis à disposition

– Délais et modalités d’intervention

Jurisprudence

Les moyens humains affectés doivent correspondre à une réalité

Société soutenant que les ressources humaines affectées au projet comportaient autant, voire plus de personnes que sa concurrente, alors que seules huit personnes étaient affectées au projet. « Il résulte du rapport d’analyse des offres que la société Flowbird, qui s’est vu attribuer la note 13 sur 15 au sous-critère  » note méthodologique  » contre 14 sur 15 pour son concurrent, a proposé une équipe de huit personnes en précisant le taux de disponibilité et le rôle de chaque intervenant, dont l’expérience a été jugée suffisante. Si l’appelante soutient que les ressources humaines affectées au projet comportaient autant, voire plus de personnes que sa concurrente, il résulte de l’instruction qu’elle n’a joint à son offre que huit curriculums vitae nominatifs de personnes qu’elle entendait mobiliser sur le marché. Dès lors, le syndicat mixte Artois mobilités a pu à bon droit estimer, sur le fondement des dispositions précités de l’article 5.5.2 du règlement de la consultation, que seules huit personnes étaient affectées au projet de la société Flowbird. Par suite, le moyen doit être écarté.». CAA de DOUAI, 10 octobre 2023, n° 22DA01792.

L’absence de mémoire justificatif peut rendre l’offre irrégulière

L’absence de mémoire justificatif peut rendre l’offre irrégulière si ce document est requis par le règlement de la consultation.

CAA Paris, 4 octobre 2011, n° 09PA05511, Office calédonien pour la sureté préventive du transport aérien

Considérant qu’il ressort des pièces du dossier que l’enveloppe intérieure de l’offre présentée par la Sarl OFFICE CALÉDONIEN POUR LA SÛRETÉ PRÉVENTIVE DU TRANSPORT AÉRIEN ne comportait ni le bordereau des prix unitaires, ni le mémoire justificatif indiquant les dispositions que cette société proposait d’adopter pour l’exécution des prestations et que l’état des prix forfaitaires était incomplètement rempli alors que l’enveloppe intérieure de l’offre devait comprendre ces documents ; que la commission d’appel d’offres était dès lors tenue d’écarter cette offre dont elle se trouvait irrégulièrement saisie ;

Non régularisation de l’absence du mémoire technique

CE, 4 mars 2011, n° 344197, Région REUNION (L’absence du mémoire technique nécessaire au jugement de la valeur technique de l’offre ne peut être régularisée, alors qu’un dossier de candidature peut être complété si l’acheteur public ouvre cette possibilité).

Conclusion

Le mémoire technique est un élément incontournable pour remporter des marchés publics. Son poids dans la notation est important notamment dans les marchés de travaux et de services.

Récapitulation des points clés pour rédiger un mémoire technique efficace :