Une formation à la rédaction de mémoires techniques spécifiques à chaque marché pour faire la différence

Formation au mémoire technique : méthodologie générale applicable à tous les types de marchés

• Vous êtes découragé par les notes décevantes pour votre mémoire technique ?
• Vous avez remarqué que démarrer à partir d’un mémoire technique-type cela ne fonctionne pas ?

La raison est très simple : vous n’arriverez pas à respecter la logique du client en procédant ainsi.

Pour le tribunal, si la société soutient que ses offres n’auraient pas dû être considérées comme irrégulières eu égard à son expérience forte et à l’adéquation entre celles-ci et les besoins du marché, d’une part, son expérience ne suffit pas à établir que son offre répondait nécessairement aux besoins du marché ce qui révélerait une dénaturation globale de son offre ou une discrimination à son encontre, d’autre part, il ne résulte pas de l’instruction que l’acheteur ait altéré les termes des offres de la société, à laquelle elle ne reproche que d’avoir fourni un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché.

Attention : Il ne s’agit pas d’apprendre à rédiger VOTRE mémoire technique de l’entreprise (ce n’est absolument pas ce que vous demande l’acheteur), mais du mémoire qui correspond AUX BESOINS de l’acheteur spécifiques à chaque marché.

Evident et pourtant c’est rarement appliqué.

=> Voir le programme de formation plus loin.

Il est frustrant de ne pas réussir à répondre aux attentes du client, surtout lorsque vous savez que vous avez les compétences techniques pour le faire.

Le problème n’est pas votre manque de connaissances professionnelles, mais uniquement une question de méthode pour :

• interpréter le cahier des charges
• et notamment rédiger le mémoire conformément aux attentes de l’acheteur en évitant les erreurs classiques.

Une formation à la rédaction de l’offre technique et en réponse aux appels d’offres peut être la solution pour vous aider à atteindre les résultats escomptés et à remonter la pente avec confiance.

Rédiger un mémoire technique SPÉCIFIQUE : Un problème de méthode exclusivement

Avez-vous déjà ressenti de la frustration lors de la rédaction de votre offre technique pour répondre à un appel d’offres ? Vous avez travaillé dur sur votre projet, mais malheureusement, votre offre a été rejetée.

Comment rédiger un mémoire technique SPÉCIFIQUE et différenciant en réponse à un appel d’offres public ou privé ? C’est l’objectif principal de cette formation.

Qu’il s’agisse d’un marché de travaux, de services ou de fournitures, l’offre technique est capitale et conduit souvent à des rejets de votre offre. Elle peut très bien s’appeler mémoire technique, ou note méthodologique, voire mémoire explicatif.

Or, ici, la constitution de cette pièce relève uniquement d’un problème de méthode pour la rédaction. Que ce soit un marché public dans des domaines tels que l’électricité, la peinture,  le gros oeuvre, la plomberie, le chauffage, VRD, les espaces-verts, le gardiennage et la sécurité, les fournitures médicales, l’évènementiel, les diagnostics amiante et autres, le transport des personnes, …  la méthode est la même sur le principe.

Vous ne pouvez pas imposer votre vision à l’acheteur, car vous serez obligé de vous plier à sa logique de notation.

Il vous faut savoir interprêter le dossier de consultation dans le sens des attentes de l’acheteur.

C’est une problématique à laquelle sont confrontées toutes les entreprises soumissionnaires à la lecture des lettres de rejet lorsque ces dernières mentionnent leur note de valeur technique qui fait partie des critères de qualité.

Voir un exemple de mémoire technique (Plan-type issu de l’OEAP).

L’erreur la plus classique : Démarrer d’un mémoire technique-type

Est-ce que l’utilisation d’un mémoire technique type vous semble être la solution la plus logique et efficace pour répondre à un appel d’offres ?

S’inspirer d’un mémoire technique-type est une erreur courante des entreprises (interrogez les acheteurs sur ce point), bien connue des acheteurs qui sont habitués à ce type de pratique. Vous pouvez cependant conserver la forme qui, elle, sera réutilisée.

• Les PME connaissent souvent les résultats décevants de la rédaction d’une réponse qui sera obligatoirement pour grande partie générique, même si elle vous parait adaptée.
• Pour éviter cela, il est important de veiller à intégrer des éléments pertinents et vérifiables pour satisfaire les attentes et surtout suivre la logique de l’acheteur, qui est expérimenté dans cet exercice.

En procédant ainsi, il est très facile d’aboutir à des déclarations inexactes (alors qu’elles sont involontaires) vu que le dossier de réponse technique aura souvent été rédigé rapidement sans réelle vérification des informations indiquées. Certaines entreprises ayant remporté des marchés de cette manière se sont alors retrouvées alors dans des situations inextricables lors de l’exécution des travaux ou des prestations vu qu’elles ne pouvaient respecter leurs engagements.

• Notez qu’il ne s’agit pas d’une plaquette publicitaire, car il va falloir répondre aux exigences directives du maitre d’ouvrage en y intégrant votre valeur ajoutée, tout ceci pour faire la différence par rapport à vos concurrents.

N’oubliez pas que l’acheteur a des attentes précises et que c’est lui qui dirige les opérations pour la rédaction du document.

Par conséquent le document doit être rédigé dans le sens de l’acheteur qui vous note et non pas dans celui que vous avez décidé de lui imposer.

Si vous n’êtes pas convaincu il existe une méthode très simple : Interroger les acheteurs publics sur le sujet. Réponse intéressante garantie !

Importance de l’offre technique dans la réponse à l’appel d’offres

Pour répondre à un appel d’offres de marché public le mémoire technique (parfois nommé mémoire justificatif, mémoire explicatif, note méthodologique ou parfois offre technique) a une importance capitale pour le choix d’un titulaire de marché public vu qu’il est utilisé pour l’analyse des offres.

Si l’on ne s’intéresse qu’aux critères de la valeur technique (Valeur jugée généralement à partir du mémoire technique) et du prix, des pondérations de notes de 35 à 70 % sont courantes. Les critères d’attribution servent à attribuer un marché public au soumissionnaire présentant l’offre économiquement la plus avantageuse. Encore faut-il que l’acheteur définisse clairement le contenu de ses attentes via notamment un cadre de réponse détaillé et cohérent avec le reste, ce qui n’est pas toujours le cas.

La rédaction du mémoire technique pour répondre à un appel d’offres public ou privé est essentielle et de fréquentes erreurs conduisent au rejet de l’offre de l’entreprise soumissionnaire. Quelque soit votre activité un contenu efficace du mémoire justificatif est important pour devenir titulaire d’un marché. Ceci notamment pour les mémoires techniques en électricité, peinture,  gros oeuvre, VRD, espaces-verts, gardiennage et sécurité, fournitures médicales, évènementiel, …

Il ne faut évidemment pas s’inspirer d’un exemple de mémoire technique type pour appel d’offres qui ne constituerait qu’un modèle de document type vu que les demandes sont toujours spécifiques.

Programme de la formation au mémoire technique

Contact pour la formation ou l’assistance

• Quels sont les intervenants dans l’attribution des offres vu du côté de l’acheteur ?
  • Pour savoir comment cela se passe de « l’autre côté ». Quels sont les décideurs ?
• Qu’est-ce qu’une offre ?
  • Il s’agit ici de connaitre les engagements contractuels de l’entreprise vis à vis du maitre d’ouvrage, c’est un point fondamental pourtant rarement compris des entreprises soumissionnaires.
• Les critères de choix des offres (Valeur technique de l’offre, prix et coût d’utilisation, délais d’exécution, considérations environnementales, service après-vente, …) et sous-critères éventuels.
• La rédaction du mémoire technique et les aspects pratiques de conception sur des exemples réels.
• La pratique sur un exemple concret :
  • Exercice concret relatif aux points présentés sur un ou des dossiers téléchargés en stage à la demande des participants.
  • Réalisation d’un cas pratique sur un dossier de consultation fourni par un participant au stage de formation.
• Quel contenu pour le mémoire technique en réponse à l’appel d’offres ?
  C’est le point le plus important vu qu’il conditionne la réponse spécifique au marché concerné.
  • Comment constituer le plan détaillé spécifique en fonction de la demande du client ?
  • Où et comment trouver les informations pour enrichir le document ?
    • Sources d’informations internes à l’entreprise.
    • Sources d’informations externes à l’entreprise.

• Les points communs éventuels avec d’autres pièces du marché et les erreurs à éviter.
• Quels sont les outils bureautiques appropriés pour la conception du document ?
  • Il s’agit ici d’utiliser des outils courants permettant un gain de temps importanttout en conservant une réponse totalement spécifique au dossier de consultation.
  • Comment réduire la taille des fichiers en vue notamment de la réponse électronique ?
  • Comment assembler les pièces du mémoire pour éviter leur dispersion (Corps du mémoire, annexes : fiches techniques, fiches de sécurité, CV, … ?
• La présentation du mémoire technique
  • La table des matières automatique et sa numérotation.
  • Les aspects graphiques et les règles de rédaction.
  • La présentation physique et les erreurs classiques à éviter.
  • Comment procèdent les grandes entreprises pour présenter leurs réponses ?
• Exemples de quelques demandes classiques et récurrentes des acheteurs qui dépendent du type de marché (travaux, fournitures, services) à titre d’information uniquement sachant que chaque réponse est différente et doit s’adapter au dossier :
  • Moyens humains dédiés au marché (Organigramme, CV, …).
  • Moyens matériels dédiés au marché.
  • Matériaux ou produits utilisés (Fiches techniques, fiches de sécurité, …).
  • Méthodologie de réalisation des travaux ou des prestations.
  • Gestion du planning et respect des délais.
  • Gestion de la sécurité.
  • Gestion des dispositions environnementales.
  • Dispositions relatives à l’insertion.
  • Gestion du service après-vente.
  • Variantes éventuelles qu’elles soient obligatoire ou non.
  • Gestion des « options ».
  • Gestion de la cotraitance (Groupements momentanés d’opérateurs économiques)
  • Gestion de la sous-traitance.

Objectifs pédagogiques de la formation au mémoire technique

• Analyser les spécifications techniques d’un marché public pour identifier les éléments clés à inclure dans le mémoire technique.
• Synthétiser les informations pertinentes de manière claire et concise.
• Structurer le mémoire technique de manière logique et professionnelle.
• Valoriser les compétences de l’entreprise et démontrer sa capacité à répondre efficacement aux besoins exprimés dans le cahier des charges.

Public pour la formation mémoire technique

• Professionnels aspirant à élargir leur portefeuille client en décrochant des contrats d’appels d’offres.
• Responsables commerciaux, chargés d’affaires, assistantes commerciales, chefs d’entreprise, artisans.
• Personnels des entreprises chargés de répondre aux appels d’offres émanant de l’administration, des collectivités territoriales, des hôpitaux, des SEM, des OPHLM et des établissements publics.

Formateur expert pour la réponse aux appels d’offres

Votre objectif est de remporter des marchés publics et d’avoir une relation claire avec le formateur.

Comme vous le savez, habituellement, certains organismes de formation :

• ne fournissent pas les noms des formateurs qui interviennent (ou les remplacent à la dernière minute),
• sous-traitent à la recherche du formateur le meilleur marché,
• annulent régulièrement des stages interentreprises lorsqu’ils n’ont pas suffisamment de stagiaires.

Rien de tel ici. Consultant et formateur pour les appels d’offres, cabinet conseil en la matière, le formateur a une expertise dans les marchés publics de plus de 30 ans pour les entreprises mais aussi les maitres d’ouvrage. Une formation de juriste en contrats publics et d’ingénieur.

J’aide à la rédaction des réponses aux appels d’offres y compris le mémoire technique mais aussi à la transmission par voie électronique des plis et la signature électronique.

Ici : pas de recours à des sous-traitants, pas d’annulation de stage par l’organisme de formation si vous êtes inscrit, un formateur qui intervient des deux côtés (administrations qui passent les marchés et entreprises qui y répondent).

Outre les formations possibilité d’aide à la rédaction du mémoire technique sous forme d’accompagnement et assistance par le formateur.

Exemples de plans de mémoires techniques de marchés de travaux, gardiennage, …

Mémoire technique : exemple de plan pour un marché de travaux

Mémoire technique électricité : exemple de plan pour un marché de travaux d’installations électriques.

Mémoire technique de gardiennage et de sécurité exemple de plan

Jurisprudence

CE, 4 mars 2011, n° 344197, Région REUNION (L’absence du mémoire technique nécessaire au jugement de la valeur technique de l’offre ne peut être régularisée, alors qu’un dossier de candidature peut être complété si l’acheteur public ouvre cette possibilité).