La formation professionnelle est un enjeu majeur pour les entreprises, les organismes publics et les particuliers.

Pour répondre à cette demande, les organismes de formation doivent régulièrement répondre à des appels d’offres émis par différents acteurs.

Cet article vise à fournir un aperçu complet des différents aspects liés à ces appels d’offres, intéressant notamment les PME et les TPE du secteur de la formation.

Introduction

Importance des appels d’offres pour les organismes de formation

La réponse aux appels d’offres de formation professionnelle est essentielle pour les organismes de formation publics et privés. Ces marchés représentent une source de revenus significative et permettent d’accéder à de nouveaux clients et projets. Cependant, répondre à ces appels d’offres peut s’avérer complexe, nécessitant une compréhension approfondie des procédures, des exigences et des critères d’évaluation.

Objectifs de l’article

Cet article a pour objectif de fournir un guide complet sur les appels d’offres de formation professionnelle. Il abordera les aspects juridiques et réglementaires, les différents acteurs émetteurs, les procédures à suivre, ainsi que les meilleures pratiques pour rédiger des offres techniques convaincantes.

Cadre juridique et réglementaire

Certification QUALIOPI

Avant de pouvoir répondre à certains appels d’offres de formation, les organismes doivent obtenir la certification QUALIOPI. Cette certification qualité, instaurée par la loi de 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, est obligatoire pour accéder aux fonds publics et mutualisés destinés à la formation professionnelle.

La certification QUALIOPI repose sur un référentiel national définissant les critères de qualité auxquels doivent se conformer les prestataires de formation. Ces critères portent sur diverses dimensions, telles que l’identification des objectifs de formation, l’adaptation des dispositifs d’accueil et de suivi, la qualification des intervenants, ou encore l’évaluation des acquis.

Pour obtenir cette certification, les organismes de formation doivent suivre une procédure d’audit réalisée par un organisme certificateur accrédité. Une fois certifiés, ils peuvent faire valoir la marque QUALIOPI et accéder aux financements publics.

Procédures adaptées pour les marchés de formation

En vertu du code de la commande publique, les marchés publics de formation professionnelle sont classés dans la catégorie des « services sociaux et autres services spécifiques ». Cette classification leur confère un régime de passation allégé, permettant aux acheteurs de recourir à une procédure adaptée, quel que soit le montant du marché.

La procédure adaptée offre une plus grande souplesse dans la conduite de la consultation, notamment en autorisant la négociation avec les candidats. Cependant, les principes fondamentaux de la commande publique (liberté d’accès, égalité de traitement et transparence) doivent être respectés.

Acteurs émetteurs d’appels d’offres de formation

Les appels d’offres de formation professionnelle peuvent être lancés par différents acteurs publics et privés, parmi lesquels :

Pôle Emploi (France Travail)

Pôle Emploi, rebaptisé France Travail depuis 2022, est un acteur incontournable dans le domaine de la formation professionnelle. Cet opérateur public lance régulièrement des appels d’offres pour la mise en place de formations destinées aux demandeurs d’emploi, aux salariés en reconversion, ou encore aux entreprises souhaitant former leurs équipes.

Les appels d’offres de Pôle Emploi sont généralement structurés de manière similaire, comportant des documents tels que le règlement de la consultation, le contrat, le cahier des charges fonctionnel et technique, les cadres de réponse, le bordereau des prix, etc.

Opérateurs de Compétences (OPCO)

Les Opérateurs de Compétences (OPCO) jouent un rôle clé dans le financement de la formation professionnelle. Ces organismes paritaires, au nombre de 11, sont chargés de collecter et de gérer les fonds de la formation pour les branches professionnelles qui leur sont attribuées.

Les OPCO lancent régulièrement des consultations sous forme de marchés publics ou d’appels à propositions, offrant ainsi aux organismes de formation l’opportunité de proposer leurs services. Parmi les principaux OPCO, on peut citer :

• AFDAS (Culture, industries créatives, médias, communication, etc.)
• Atlas (Services financiers et conseil)
• OCAPIAT (Agriculture, pêche, industrie agroalimentaire)
• Uniformation (Associations, organismes sociaux, syndicats, etc.)
• Constructys (Construction, bâtiment, travaux publics)
• L’Opcommerce (Commerce)
• AKTO (Hôtellerie, restauration, commerce de gros)
• OPCO2I (Industries chimiques, pharmaceutiques, métallurgie)
• Opco Mobilités (Transports, services)
• Opco EP (Entreprises de proximité)
• Opco Santé

Régions et collectivités territoriales

Les régions et les collectivités territoriales (départements, communes, etc.) sont également des acteurs importants dans le domaine de la formation professionnelle. Elles lancent régulièrement des appels d’offres pour répondre aux besoins de formation de leurs agents ou de leurs administrés.

Établissements publics et privés

De nombreux établissements publics et privés, tels que les hôpitaux, les établissements d’enseignement supérieur ou les grandes entreprises, peuvent également émettre des appels d’offres de formation pour leurs salariés ou leurs étudiants.

Processus de réponse aux appels d’offres

Répondre à un appel d’offres de formation implique de suivre un processus rigoureux et de produire une offre technique et commerciale conforme aux exigences du cahier des charges. Voici les principales étapes à suivre :

Veille et identification des opportunités

La première étape consiste à mettre en place une veille efficace pour identifier les appels d’offres de formation pertinents pour votre organisme. Cette veille peut être réalisée en consultant les plateformes de publication des marchés publics (BOAMP, JOUE, etc.) ou en s’abonnant à des services d’alerte spécialisés.

Analyse du dossier de consultation

Une fois un appel d’offres identifié, il est essentiel d’analyser en détail le dossier de consultation. Celui-ci contient généralement des documents tels que le règlement de la consultation, le cahier des charges, les cadres de réponse, les pièces administratives à fournir, etc.

Cette analyse approfondie permet de bien comprendre les besoins de l’acheteur, les exigences techniques, les critères d’évaluation, ainsi que les modalités de réponse à respecter.

Rédaction de l’offre technique

L’offre technique, également appelée mémoire technique, est un élément important de la réponse à l’appel d’offres. C’est dans ce document que l’organisme de formation doit démontrer sa capacité à répondre aux besoins de l’acheteur, en présentant sa méthodologie, ses moyens humains et techniques, son programme de formation, ses méthodes pédagogiques, etc.

La rédaction de l’offre technique doit être soignée et adaptée aux exigences spécifiques de chaque appel d’offres. Un plan détaillé et personnalisé est généralement recommandé pour structurer efficacement le contenu. Les aspects typiques à aborder dans le mémoire technique sont les suivants :

Moyens humains et techniques

• Présentation de l’équipe dédiée au projet (formateurs, coordinateurs, etc.) et de leurs qualifications.
• Description des moyens techniques mis à disposition (salles de formation, équipements, outils pédagogiques, etc.).

Programme de formation

• Descriptif détaillé du programme de formation, en cohérence avec les objectifs visés.
• Étapes intermédiaires et déroulement des phases d’apprentissage (théorie, pratique, etc.).
• Moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement prévus.

Méthodes pédagogiques

• Démarches et techniques pédagogiques envisagées (cours, exercices, mises en situation, etc.).
• Exemples d’exercices pratiques en lien avec le programme.

Supports pédagogiques

• Nature des supports pédagogiques fournis aux stagiaires (documents, vidéos, etc.).

Suivi et évaluation des résultats

• Modalités de suivi de l’exécution de la formation (feuilles d’émargement, rapports, etc.).
• Procédures d’évaluation des acquis des stagiaires (examens, tests, etc.).
• Recueil des appréciations des stagiaires sur la formation.

Rédaction de l’offre financière

Parallèlement à l’offre technique, l’organisme de formation doit préparer une offre commerciale comprenant généralement les éléments suivants :

• Bordereau des prix détaillé
• Devis ou proposition financière

Le respect scrupuleux des modalités de remise des offres (format, délais, etc.) est primordial pour éviter un rejet de la candidature.

Négociation et attribution du marché

Grâce à la procédure adaptée, les acheteurs publics ont la possibilité de négocier avec les candidats ayant remis une offre recevable. Cette phase de négociation peut porter sur tous les aspects de l’offre (technique, commerciale, etc.) et permettre d’affiner les propositions.

À l’issue de cette phase, l’acheteur procède à l’attribution du marché en sélectionnant l’offre économiquement la plus avantageuse, sur la base des critères d’évaluation préalablement définis.

Bonnes pratiques pour réussir les appels d’offres

Au-delà du strict respect des exigences de l’appel d’offres, voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre pour maximiser vos chances de succès :

Adapter votre offre au contexte spécifique

Chaque appel d’offres est unique, avec ses propres enjeux, contraintes et attentes. Il est donc essentiel d’adapter votre offre technique au contexte spécifique, en mettant en avant les éléments les plus pertinents pour répondre aux besoins exprimés.

Valoriser votre expertise et vos réalisations

Votre offre technique doit refléter votre savoir-faire et votre expérience dans le domaine de la formation. N’hésitez pas à mettre en avant vos réalisations passées, vos références clients, les témoignages de stagiaires satisfaits, etc.

Soigner la présentation et la rédaction

Une offre bien structurée, claire et soignée sur le plan rédactionnel facilitera la compréhension de votre proposition par les évaluateurs. Veillez à respecter scrupuleusement les consignes de forme (mise en page, nombre de pages, etc.).

Impliquer vos meilleurs experts

La rédaction d’une offre technique convaincante nécessite l’implication de vos meilleurs experts, qu’il s’agisse des formateurs, des responsables pédagogiques ou des consultants expérimentés dans le domaine concerné.

Anticiper les délais et les contraintes

Les appels d’offres de formation sont souvent soumis à des délais serrés. Anticipez ces contraintes en mettant en place des processus efficaces de veille, d’analyse et de rédaction des offres.

Développer des partenariats stratégiques

Pour répondre à certains appels d’offres complexes ou couvrant plusieurs domaines, le développement de partenariats avec d’autres organismes de formation ou des experts externes peut s’avérer judicieux.

Outils et ressources utiles

Pour faciliter le suivi et la réponse aux appels d’offres de formation, voici quelques outils et ressources utiles

Plateformes de publication des marchés publics

• BOAMP (Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics)
• JOUE (Journal Officiel de l’Union Européenne)
• Plateformes régionales et locales

Services d’alerte et de veille

Certaines plateformes proposent des services d’alerte personnalisés pour être informé des nouveaux appels d’offres correspondant à vos critères.

Conclusion

Les appels d’offres de formation professionnelle représentent une opportunité importante pour les organismes de formation, mais nécessitent une préparation minutieuse et une parfaite maîtrise des exigences réglementaires et techniques.

En suivant les bonnes pratiques présentées dans cet article, en valorisant votre expertise et en soignant la qualité de vos réponses, vous augmenterez vos chances de remporter ces marchés et de développer votre activité.

N’hésitez pas à vous appuyer sur des outils et des ressources adaptés pour faciliter le suivi des appels d’offres et la rédaction de vos offres techniques. Une veille régulière et une anticipation des délais sont également essentielles pour saisir les meilleures opportunités.