Obligations des acheteurs en matière de dématérialisation des marchés publics
La dématérialisation des réponses aux marchés publics et autres obligations
Il est important de comprendre que la dématérialisation des réponses aux marchés publics n’est pas la seule obligation qui incombe aux collectivités publiques. Elles doivent également faire face à d’autres changements importants.
La refonte juridique et le code de la commande publique
Tout d’abord, il y a eu une refonte juridique avec la création du code de la commande publique pour remplacer l’ancien code des marchés publics.
Ce nouveau code rassemble des dispositions non seulement sur les marchés publics, mais aussi sur les contrats et la concurrence. Sa mise en place date de 2019.
L’obligation de transparence dans la dépense publique
Ensuite, il y a l’obligation de transparence dans la dépense publique, qui implique la publication des données essentielles et la standardisation des informations transmises par les collectivités publiques.
Cela permet une meilleure compréhension de la manière dont les deniers publics sont dépensés, ainsi qu’une plus grande facilité d’accès à ces informations pour les entreprises.
La dématérialisation de la facturation
Un autre aspect à prendre en compte est la dématérialisation de la facturation, qui concerne progressivement les entreprises depuis 2016.
Cette obligation s’étend jusqu’en 2020 pour les sociétés unipersonnelles, avec des paliers intermédiaires.
Les collectivités publiques doivent donc s’habituer à traiter des factures dématérialisées.
Les procédures de passation des marchés publics dématérialisées
Enfin, la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics constitue un sujet central qui intéresse les acteurs particulièrement aujourd’hui.
Il est important de souligner que les collectivités publiques ont de nombreuses autres obligations à gérer en parallèle, ce qui représente un travail considérable pour elles.
Cadre légal et défis de la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics
Évolution réglementaire et complexité des plateformes
Pour encadrer cette obligation de dématérialisation, un décret de 2008 a été suivi d’un autre en 2010, permettant aux acheteurs publics d’exiger des réponses dématérialisées.
En 2012, la charge a été renversée, obligeant les acheteurs publics à accepter les offres électroniques.
Cela a conduit à la mise en place de profils d’acheteurs ou de plateformes de dépôt, mais sans une uniformisation claire.
Aujourd’hui, il existe plus de 400 passerelles différentes en France, ce qui crée une complexité supplémentaire pour les collectivités publiques.
Obligation de dématérialisation selon l’Union européenne
En 2014, l’Union européenne a également préconisé l’obligation de la dématérialisation, qui s’est traduite en droit français par l’obligation de dématérialiser les procédures de passation des marchés à partir du 1er octobre 2018. Ainsi, il n’est plus possible de transmettre des offres par voie papier sauf exceptions.
Cadre légal et recommandations de l’Union européenne
Il repose sur un décret de 2008, complété en 2010, et sur les recommandations de l’Union européenne.
Cependant, il est essentiel de noter que cette transition vers la dématérialisation comporte certains défis pour les collectivités publiques, notamment en termes de coordination et de choix des plateformes.
Comparaison des processus de réponse pour la dématérialisation
Dans cette partie, nous comparons les processus de réponse entre le papier et la dématérialisation, en mettant principalement l’accent sur trois points de différence : la composition de l’offre, la signature et la transmission. Nous aborderons successivement ces trois points.
Composition du dossier : Pour la dématérialisation, plusieurs possibilités s’offrent aux entreprises.
Utilisation des documents traditionnels
La première option est de continuer à utiliser les documents traditionnels tels que le DC1 et le DC2, qui seront acceptés même dans la procédure dématérialisée. Il n’y a pas encore de date précise à partir de laquelle ils seront refusés.
Les initiatives en cours
D’autres initiatives sont en cours, notamment le dispositif MPS (Marché Public Simplifié) et le DUME (Document Unique de Marché Européen). Le MPS a disparu.
- Dispositif MPS : Le dispositif MPS avait pour objectif de simplifier le remplissage des documents administratifs, mais il a été abandonné en avril 2019. Si vous êtes habitué à répondre avec le MPS, vous avez pu continuer à le faire jusqu’en avril 2019.
- Document Unique de Marché Européen (DUME) : Le DUME est une initiative européenne similaire au MPS, mise en place pour répondre à tous les marchés de la zone euro. Il est obligatoirement accepté par les acheteurs publics depuis le 1er avril 2018. Le DUME remplace toutes les pièces et est réutilisable. Il est recommandé de s’y intéresser, car il constitue l’avenir des documents traditionnellement utilisés.
Signature électronique
Obtention de la clé de signature électronique
Pour répondre aux marchés publics, il est indispensable d’obtenir une clé de signature électronique. Cette clé est une clé USB contenant des informations permettant d’identifier de manière certaine son détenteur. Vous devez fournir plusieurs documents et les récupérer en personne avec votre passeport pour obtenir cette clé.
Fonctionnement de la signature électronique
Lorsque vous souhaitez signer un document, vous devez utiliser un outil de signature électronique. Cet outil identifie le document à signer et compile les informations avec celles de votre clé de signature pour créer un fichier appelé « signature du fichier original ». La signature électronique ne modifie pas le document original, mais constitue une entité distincte.
Cadre légal de la signature électronique
Les marchés publics peuvent être signés électroniquement, selon une réaffirmation légale du 25 mars 2016. Bien que la signature des offres ne soit plus obligatoire, il est recommandé de se doter d’une clé de signature, car certains acheteurs publics peuvent encore demander la signature des offres pour un engagement plus fort et une identification plus facile des candidats.
Transmission des offres
Pour les méthodes de transmission, avec la dématérialisation, les offres sont transmises par voie électronique.
Les méthodes de transmission incluent le dépôt direct sur une plateforme de dépôt ou l’utilisation de certificats de dépôt.
Certains acheteurs publics peuvent également utiliser des systèmes d’enchères électroniques pour la phase de négociation des prix.
En conclusion, la dématérialisation des procédures de réponse aux marchés publics apporte des changements importants dans la composition, la signature et la transmission des offres. Il est essentiel de s’adapter à ces nouvelles exigences et de se familiariser avec les outils et les procédures spécifiques utilisés par chaque acheteur public. La dématérialisation offre des avantages en termes de simplification des démarches administratives, de rapidité et de sécurité des échanges, mais elle nécessite également une compréhension approfondie des processus et une attention particulière aux détails pour éviter tout rejet ou problème lors de la réponse aux marchés publics dématérialisés.
Défis liés à la diversité des profils acheteurs dans le processus de dématérialisation
Identification du profil acheteur
Pour chaque passerelle utilisée, il est important de procéder à l’identification du profil acheteur et de savoir où l’acheteur public souhaite recevoir les candidatures. Les étapes à suivre sont les suivantes :
Inscription ou connexion
- Si vous n’êtes pas encore inscrit sur le profil acheteur, vous devrez vous inscrire en suivant les instructions fournies dans le règlement de consultation. Certains profils peuvent exiger une confirmation d’inscription, il est donc recommandé de s’y prendre à l’avance.
- Si vous êtes déjà inscrit, vous devrez vous connecter à la passerelle en utilisant votre identifiant et votre mot de passe.
Gestion des identifiants et mots de passe
Si vous répondez à un grand nombre de marchés et que vous avez plusieurs personnes chargées du dépôt des candidatures, il est nécessaire de tenir à jour un document répertoriant les identifiants et mots de passe utilisés pour chaque passerelle.
Il est important de prendre en compte les spécificités de chaque passerelle, telles que les caractères spéciaux autorisés ou les renouvellements mensuels de mot de passe.
Sélection de la passerelle et identification du marché appropriés
Il peut être difficile de trouver l’emplacement exact du dépôt et de sélectionner le bon marché sur les passerelles, car celles-ci peuvent servir à la communication entre l’acheteur public et les usagers.
Pour éviter de déposer dans le mauvais marché, il est recommandé de réaliser un dépôt test pour comprendre le fonctionnement de la passerelle et s’assurer d’avoir les prérequis techniques nécessaires.
Structure de réponse et signature des pièces :
Structure de réponse
Chaque passerelle peut imposer sa propre structure de réponse, allant d’une enveloppe globale à une enveloppe distincte pour la candidature et l’offre, voire une enveloppe par lot.
Il est essentiel de comprendre ces spécificités et de vérifier les tables de signature des pièces pour s’assurer de la structure requise.
Signature des pièces
La méthode de signature des pièces peut varier d’une passerelle à l’autre. Certaines permettent de signer toutes les pièces en une seule fois, tandis que d’autres exigent le chargement et la signature individuelle de chaque pièce.
Il est important de maîtriser la méthode spécifique à chaque passerelle pour éviter tout problème lors du dépôt.
Chargement des pièces et récupération de la preuve de dépôt
Chargement des pièces
Le chargement des pièces peut prendre du temps en fonction de leur taille et de la vitesse de votre connexion Internet, ainsi que celle de la passerelle. Il est conseillé de se préparer à d’éventuels délais lors du chargement des pièces.
Récupération de la preuve de dépôt
Une fois le chargement terminé, il est essentiel de récupérer la preuve de dépôt qui indique l’heure et la date du dépôt. Cette preuve fait foi et il est important de s’assurer que les horaires correspondent à la date limite de dépôt fixée. Il est donc recommandé de commencer suffisamment tôt pour éviter tout rejet de candidature.
En suivant ces étapes et en étant attentif aux particularités de chaque passerelle, vous pourrez répondre aux difficultés liées à la diversité des profils acheteurs lors de la dématérialisation des procédures de marchés publics.