Comment répondre à un appel d’offres public ou privé dématérialisé ?

répondre à un appel d'offres public ou privéDans le processus de répondre à un appel d’offres, certaines étapes sont essentielles pour garantir une réponse efficace et convaincante.

Réussir un appel d’offres demande une préparation rigoureuse : la recherche, l’analyse, la rédaction et la transmission de la réponse. Lister les documents à fournir pour répondre à un appel d’offre, personnaliser la réponse, comprendre les exigences de la consultation, éviter les erreurs courantes et rédiger des mémoires techniques spécifiques sont autant d’aspects importants à prendre en compte pour maximiser vos chances de succès.

Les principales étapes pour répondre à un appel d’offres de marché public ou privé sont les suivantes (Voir les détails plus loin) :

  1. Trouver des annonces de marchés publics et recevoir ces avis d’appels d’offres
    • Veille gratuite sur des publicités émises par les maitres d’ouvrage).
    • Par exemple sur la plateforme PLACE pour trouver les marchés qui correspondent à votre activité.
  2. Télécharger le DCE du marché public
    • Via la plateforme électronique de dématérialisation appelée profil d’acheteur.
    • Ce document est votre feuille de route.
  3. Analyser le dossier de consultation des entreprises (DCE) et la publicité (AAC).
    • Analysez-le en détail pour comprendre les attentes exactes du maître d’ouvrage.
    • Go / No-GO. Prendre une décision.
  4. Rédiger la réponse à la consultation,
    • Votre réponse doit être personnalisée et répondre point par point aux exigences du DCE.
    • Généralement un dossier de candidature et une offre financière et technique, la signer avec un certificat de signature si nécessaire.
  5. Transmission de votre réponse via la plateforme de dématérialisation. Attention !!! aux dysfonctionnements de la plateforme et aux aléas techniques.
  6. Analyse des candidatures et des offres par l’acheteur public.
    • Suivez le processus : Soyez prêt à répondre aux questions du maître d’ouvrage.
  7. Que faire en cas de rejet des candidatures ou des offres par un acheteur public ?

Maîtriser les appels d’offres : Clé du succès

Table des matières

Taillez votre réponse sur mesure pour chaque marché

Chaque appel d’offres est unique. Pour vous démarquer, plongez-vous dans le dossier de consultation des entreprises (DCE).

Comprendre finement les besoins spécifiques du maître d’ouvrage est essentiel pour une candidature efficace.

Adaptez votre offre à chaque exigence, en démontrant votre parfaite maîtrise du sujet et votre capacité à apporter une solution sur mesure. Cette personnalisation vous permettra de démontrer votre parfaite compréhension des besoins du maître d’ouvrage et de vous démarquer de vos concurrents.

Dématérialisation des réponses : Maîtriser les outils et sécuriser la transmission

De nos jours, la plupart des réponses doivent être dématérialisées, ce qui signifie qu’elles doivent être transmises électroniquement via une plateforme dédiée.

Cela nécessite une maîtrise des outils et des procédures de dématérialisation, ainsi qu’une vigilance accrue face aux éventuels dysfonctionnements des plateformes utilisées et des configurations informatiques utilisées (Java, …).

Le mémoire technique : Votre atout pour convaincre le donneur d’ordre

Un aspect essentiel de la réponse à un appel d’offres est la rédaction du mémoire technique.

Ce document spécifique à chaque marché doit démontrer de manière claire et convaincante la capacité de l’entreprise à répondre aux besoins du donneur d’ordre.

Il est donc primordial de consacrer du temps et des ressources à sa rédaction, en mettant en avant les atouts de l’entreprise et en détaillant sa méthodologie et ses solutions proposées.

Spécificité de la réponse à la consultation

Répondre à un appel d’offres, qu’il soit public ou privé, requiert une compréhension fine des exigences de la consultation en cours.

Chaque appel d’offres est unique, et la réponse de l’entreprise doit être rédigée sur mesure pour répondre précisément aux attentes exprimées.

L’analyse minutieuse de l’avis de marché et des documents de la consultation (DCE) s’avère incontournable pour orienter la réponse de manière adéquate.

Dématérialisation : Une étape risquée incontournable

Dans la majeure partie des situations, la réponse à un appel d’offres se doit d’être dématérialisée.

Cette procédure, impliquant la transmission électronique des plis, constitue une étape sensible du processus.

  • Les plateformes de dématérialisation sont les canaux dédiés pour cette transmission.
  • Cependant, il convient de rester vigilant face aux possibles dysfonctionnements de ces plateformes, pouvant impacter la validité de la réponse mais également aux autres aléas techniques.

Rédaction du mémoire technique : Un exercice spécifique difficile

Le mémoire technique, document central et spécifique à chaque marché, représente un élément décisif de la réponse à un appel d’offres.

  • Sa rédaction spécifique à chaque marché exige une précision absolue pour mettre en avant les compétences de l’entreprise et démontrer sa capacité à répondre aux exigences du marché.
  • Chaque détail compte, et la conformité aux attentes exprimées dans la consultation doit être rigoureusement respectée.

Il en résulte que, répondre à un appel d’offres est un exercice qui demande de la rigueur et surtout de la méthode.

La spécificité de chaque consultation, la dématérialisation incontournable, et la rédaction précise du mémoire technique sont autant d’éléments à considérer attentivement.

Cet article vise à éclairer les entreprises, offrant une perspective informée pour optimiser la qualité des réponses aux appels d’offres.

Quelles sont les étapes pour répondre à un appel d’offres public ou privé par voie électronique ?

Principaux obstacles pour la réponse aux appels d’offres

Les obstacles majeurs qui freinent votre participation aux appels d’offres :

  • Naviguer dans la complexité des documents d’appel d’offres et des procédures,
  • Maîtriser les risques liés aux réponses dématérialisées,
  • Rédiger un mémoire technique irréprochable conforme aux critères de jugement des offres
  • Décrypter et maîtriser les critères d’évaluation des offres
  • Se démarquer face à une concurrence élevée
  • Gérer les contraintes budgétaires inhérentes aux appels d’offres
  • Maîtriser le langage juridique complexe

Pour les PME et les TPE répondre à des appels d’offres dématérialisés n’est pas facile en raison notamment des aspects administratifs, de la transmission électronique de leur dossier de réponse surtout si la signature électronique de pièces est exigée mais aussi de la spécificité des mémoires techniques.

Une question de méthode

Il vous faut donc de la méthode, et ce, à chaque étape du processus.

Il est souvent nécessaire aux candidats de se former pour apprendre à répondre aux appels d’offres.

Les PME remportent environ 30% des marchés publics en montants attribués.

Par ailleurs les entreprises doivent y consacrer le temps nécessaire pour surmonter les difficultés (réponse électronique obligatoire, signature électronique, DUME, Chorus Pro, copie de sauvegarde éventuelle, mémoire technique, …) et prendre en compte les risques techniques.

Contact pour la formation ou l’assistance

Il peut y avoir une étape de négociation en fonction des procédures utilisées.

Étape 1 : Trouver des annonces de marchés publics (publicités) sur des sites gratuits pour répondre à un appel d’offres public ou privé (Veille)

1.1 Qui sont les acheteurs publics ? Identifiez vos futurs clients !

  • Services de l’État (préfecture, tribunal de grande instance, services de l’éducation nationale, …)
  • Établissements publics nationaux (pôle emploi, …)
  • Collectivités territoriales (Conseil Régional, Conseil départemental, communauté urbaine, communauté d’agglomération, communes, syndicats intercommunaux, …)
  • Établissements publics locaux (lycées, collèges, Lot Habitat, …)
  • Établissements publics hospitaliers (centre hospitalier, EHPAD, …)
  • Chambres consulaires (chambres de commerce et industrie, chambres des métiers et de l’artisanat, chambre d’agriculture)
  • Centrales d’achats publiques
  • Entreprises publiques (SNCF, la Poste, EDF, …)

1.2 Le « sourcing » : votre allié pour comprendre les besoins des acheteurs publics

Répondre aux appels d’offres ne se résume pas à simplement soumettre des candidatures. Le « sourcing » est une étape importante qui vous permet d’anticiper les besoins des acheteurs publics avant même le lancement d’un marché.

Qu’est-ce que le « sourcing » ?

Il s’agit du processus par lequel les acheteurs publics mènent un travail préparatoire pour définir précisément leurs besoins et les caractéristiques du futur marché.

Cette phase inclut notamment la consultation et la recherche d’informations sur les offres disponibles afin d’affiner les critères de sélection du marché à venir.

Le tout, doit respecter le respect des principes de transparence, d’égalité de traitement et de liberté d’accès à la commande publique.

Pourquoi le « sourcing » est une opportunité pour votre entreprise ?

Cette phase de préparation représente une occasion en or pour vous de mettre en avant vos atouts et de vous positionner favorablement.

Les consultations organisées dans le cadre du « sourcing » n’engagent ni les acheteurs publics ni les entreprises.

Voici 4 bénéfices clés du « sourcing » pour votre TPE/PME

Instaurer un dialogue de proximité avec les donneurs d’ordres publics

Au-delà d’un simple échange commercial, entrer en contact direct avec des clients potentiels issus du secteur public vous permettra de nouer un véritable dialogue constructif.

L’objectif est de saisir en profondeur leurs enjeux, contraintes et attentes spécifiques. Cela vous donnera une longueur d’avance pour adapter finement vos futurs dossiers de réponse et propositions. Un échange en véritable intelligence avec les besoins réels du terrain.

Asseoir votre notoriété et votre crédibilité sur le marché public

En prenant l’initiative de démarches de « sourcing », vous gagnerez mécaniquement en visibilité auprès des services acheteurs publics.

Cela vous différenciera des concurrents en retrait et démontrera votre réelle motivation à travailler avec les donneurs d’ordres publics.

Vous aurez aussi l’opportunité de mettre en avant vos savoir-faire distinctifs, vos références régalières et votre solide expérience. Des atouts pour installer durablement votre crédibilité et légitimité sur ces marchés.

Identifier des axes d’amélioration produits/services pour mieux répondre aux enjeux publics

En étant régulièrement en prise avec les réalités de terrain du secteur public, vous pourrez plus facilement détecter des problématiques ou besoins encore insuffisamment couverts par les offres existantes.

Autant d’opportunités d’innovation pour développer des produits ou services améliorés, plus en phase avec les enjeux spécifiques de ce marché porteur. Rester à l’écoute vous permettra de maintenir une longueur d’avance sur vos concurrents.

Mieux appréhender les rouages et les processus décisionnels publics

Le fonctionnement des structures publiques reste parfois nébuleux pour les TPE/PME privées.

En multipliant les contacts directs, vous pourrez progressivement mieux cerner leurs organisations, circuits décisionnels, contraintes budgétaires et légales…

Autant d’éléments qui vous aideront à mieux calibrer vos futures propositions et démarches commerciales, tout en gagnant en réactivité sur ces opportunités complexes mais très porteuses pour votre développement.

Comment tirer parti du « sourcing » ?

  • Restez informé des consultations publiques en vous inscrivant aux alertes des plateformes dédiées aux marchés publics.
  • N’hésitez pas à contacter directement les acheteurs potentiels pour exprimer votre intérêt et leur présenter vos compétences.
  • Lors des échanges, mettez en avant ce qui vous distingue de la concurrence : labels de qualité, délais de livraison compétitifs, engagement RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises), etc.

1.3 Rechercher les avis de marchés publics (annonces)

Pour répondre à un appel d’offres, la première étape consiste à repérer les annonces gratuites de marchés publics ou privés correspondant à votre domaine d’activité. Ces annonces, également connues sous le nom d’Avis d’Appel à la Concurrence (AAC, anciennement AAPC), sont diffusées à travers des publicités liées à votre secteur d’activité.

Les avis de marchés électroniques qui sont publiés dans les supports concernent de nombreux métiers comme : travaux publics, travaux de bâtiment, gardiennage et sécurité, nettoyage, formation, études techniques, transport de personnes, fournitures et instruments médicaux, services informatiques, diagnostics immobiliers, … La recherche des marchés peut s’effectuer par les entreprises candidates en utilisant des mots-clés et via les secteurs d’activité concernés.

Le nombre de consultations lancées par les maîtres d’ouvrage varie en fonction du secteur d’activité. Des statistiques sur la volumétrie existent pour cibler les opportunités pertinentes.

1.4 Mettre en place un système de veille efficace (gratuite) avec des mots-clés

Pour trouver les annonces pertinentes en lien avec votre activité, il est recommandé de mettre en place un système de veille (gratuit) en utilisant des mots-clés ou des mots descripteurs sur les plateformes des acheteurs publics. En créant un compte gratuit, votre entreprise recevra des e-mails relatifs aux annonces qui correspondent à vos domaines d’expertise.

Conseil : Sauf cas particuliers, il est inutile d’externaliser cette veille qui peut facilement être effectuée gratuitement par l’entreprise candidate via un minimum de formation ou d’expérimentation.

C’est le cas notamment pour les annonces faciles à trouver gratuitement comme dans le BTP, le gardiennage, le nettoyage, les diagnostics immobiliers, …

Il est essentiel de rechercher les mots-clés spécifiques à votre activité, en tenant compte des expressions utilisées par les acheteurs, parfois sous forme de mots entre guillemets comme au BOAMP. Plusieurs essais sont généralement nécessaires pour affiner les mots-clés et éviter d’être trop générique ou trop restrictif.

Prévoir de sélectionner la zone géographique concernée (région, département, DOM-TOM) si nécessaire.

1.5 Consulter les sites Internet de publication des annonces (BOAMP, …)

Votre entreprise peut tirer parti de certains sites, tels que le BOAMP, en créant un compte gratuit. Ce compte permet de personnaliser le profil, définir la zone géographique d’intervention et sélectionner des mots-clés pertinents liés à votre activité. Les annonces correspondantes seront alors reçues par e-mail à une fréquence souhaitée par votre entreprise.

Ces sites diffusent des avis d’appel public à la concurrence et des avis d’attribution des marchés publics. Ces derniers peuvent être intéressant pour étudier le niveau de concurrence dans le domaine d’activité de l’entreprise. Les entreprises peuvent également visualiser les marchés remportés par leur concurrents et s’enquérir du niveau de concurrence.

Les principaux sites publics de publication d’annonces de marchés sont :

1.6 La presse écrite

Les journaux, dont les journaux d’annonces légales (JAL), sont des sources intéressantes pour les avis de marché. Ces publications sont souvent disponibles sur les sites Web des journaux. De plus, des revues spécialisées par secteur d’activité diffusent également des annonces pour les appels d’offres. Explorez ces supports pour dénicher des opportunités de marchés publics de votre spécialité.

Étape 2 : Télécharger le DCE pour répondre à un appel d’offres

2.1 Adresse de téléchargement du DCE : le profil d’acheteur

L’adresse de téléchargement du DCE est indiquée sur le site figurant dans la publicité (AAC), est celle du profil d’acheteur. Il s’agit d’un un site dématérialisé auquel l’acheteur public a recours pour notamment effectuer la mise en ligne des DCE et recevoir les réponses électroniques.

Exemple : PLACE, la plateforme des Achats de l’État : www.marches-publics.gouv.fr est un profil d’acheteur.

Le dossier de consultation est alors disponible au format .zip.

2.2 Identification sur la plateforme avec un identifiant et un mot de passe

Lorsqu’une entreprise candidate souhaite télécharger le DCE , il lui est conseillé de s’identifier sur la plateforme avec un identifiant et un mot de passe. En effet, cette identification permet à l’entreprise d’être connue de la plateforme, ce qui facilite la réception des mises à jour du dossier et permet de poser des questions et recevoir les réponses pendant la passation.

Pour s’identifier sur le site Internet, l’entreprise doit créer un compte utilisateur en fournissant les informations nécessaires telles que le nom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, l’adresse postale, etc. Elle peut ensuite choisir un identifiant et un mot de passe qui lui permettra la connexion au compte.

Ou retrait en mode anonyme

Certaines entreprises préfèrent retirer les documents de la consultation en mode anonyme. Cette option peut s’avérer utile dans certaines situations où l’entreprise ne souhaite pas être identifiée pour des raisons qui lui sont propres.

2.3 Checklist des pièces du DCE téléchargé par l’entreprise candidate

Dans le DCE vous trouverez généralement (la liste des pièces est variable) les documents de consultation :

  • l’avis d’appel à la concurrence (AAC), c’est l’annonce ou avis de marché que vous trouvez sur Internet (au BOAMP ou autres supports),
  • le règlement de consultation (RC) qui fixe les règles du jeu et fournit le « mode d’emploi » pour répondre (caractéristiques principales, allotissement, date limite de remise des offres, pièces de candidature et d’offre à fournir, variantes, options (PSE), tranches, critères d’attribution du marché, modalité de transmission des plis, renseignements administratifs et techniques, date limite de réception des plis, obligation ou non de signature électronique, …),
  • l’acte d’engagement (AE) ou formulaire ATTRI1 de Bercy et ses annexes éventuelles,
  • les pièces de prix qui peuvent être : le bordereau des prix unitaires (BPU), le détail quantitatif estimatif (DQE) ou la simulation de commande, la décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF),
  • le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) qui fixe les dispositions administratives propres à chaque marché public comme les pièces contractuelles, les pénalités de retard, la forme des prix et les modalités éventuels de révision, les modalités de paiement, les modalités de résiliation, les dérogations éventuelles à un CCAG, …,
  • le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) qui fixe les dispositions techniques propres à un marché public. Il décrit les spécifications techniques exigées donc plus particulièrement la partie métier de la consultation.

Étape 3 : Analyser le dossier de consultation des entreprises (DCE) et la publicité (AAC)

Pour cette étape l’entreprise intéressée doit être capable de savoir lire et décrypter le dossier de consultation ainsi que l’avis de marché.

3.1 Analyser le dossier de consultation des entreprises

Le soumissionnaire doit nécessairement de maitriser :

  • Le vocabulaire des contrats publics et les différents sigles.
  • Les procédures (connaitre les différences entre un appel d’offres et une procédure adaptée par exemple). Il vous faudra comprendre les différences entre les différentes procédures utilisées dans les marchés publics. Par exemple, vous devez être en mesure de distinguer un appel d’offres d’une procédure adaptée et de connaître les caractéristiques propres à chaque procédure en termes de délais, de critères de sélection et de négociation. Cette connaissance vous permettra de répondre de manière appropriée, de mieux vous positionner mais également d’éviter les erreurs.
  • Les possibilités de sous-traitance et de groupement d’entreprises. Il s’agit ici d’optimiser les collaborations avec des partenaires si vos capacités sont insuffisantes.
    Dans le domaine des marchés publics, la sous-traitance et les groupements d’entreprises sont des aspects à considérer. Comprendre ces concepts, y compris les obligations et les avantages pour toutes les parties concernées, peut ouvrir des opportunités de collaboration fructueuses. Savoir comment tirer parti de la sous-traitance ou former un groupement efficace peut renforcer votre positionnement et augmenter vos chances de succès.
  • Les différents documents du dossier de consultation des entreprises, leur fonction et leur utilisation.

3.2 Se poser les bonnes questions pour répondre à un appel d’offres

Se poser les bonnes questions avant de répondre à un appel d’offres permet aux entreprises de s’assurer qu’elles sont bien préparées et capables de soumettre une offre compétitive et conforme.

Une analyse approfondie et une préparation rigoureuse sont essentielles pour maximiser les chances de succès et éviter les écueils courants.

En répondant à ces questions, les entreprises peuvent aborder le processus de réponse aux appels d’offres de manière stratégique et méthodique.

  • Est-ce que ce marché correspond à votre domaine d’expertise ? Vérifiez si le marché est en adéquation avec les compétences et les spécialités de votre entreprise
  • Quelles sont les dates importantes ? (date limite de réception des candidatures ou des offres / date limite pour poser les questions pertinentes à l’acheteur)
  • Y a-t-il une visite de site obligatoire ou facultative ? Quelles sont les dates de visite ?
  • Qui lance la consultation ?
    Identifiez l’entité ou l’organisme qui est à l’origine de la consultation. Cela vous permettra de mieux comprendre le contexte et les attentes.
  • Quel est l’objet du marché ?
    Déterminez précisément ce qui est recherché ou requis dans le cadre du marché. Comprenez les besoins et les objectifs pour orienter votre offre de manière adéquate.
  • Doit-on fournir des échantillons ?
  • Y a-t-il des lots et/ou des tranches ?
    Analysez si le marché est divisé en lots distincts ou s’il comporte des tranches. Cela peut avoir un impact sur votre stratégie de réponse et sur la façon dont vous structurerez votre offre.
  • Quel est le type de procédure ?
    Identifiez le type de procédure utilisé, qu’il s’agisse d’un appel d’offres, d’une procédure adaptée, d’une procédure avec négociation, ou d’autres formes de procédures. Cette information est intéressante pour adapter votre approche et vos ressources.
    N’oubliez pas que dans une procédure d’appel d’offres la négociation est interdite.
  • Quelle est la technique d’achat ?
    Familiarisez-vous avec la technique d’achat utilisée, telle qu’un accord-cadre à bons de commande, à marchés subséquents, mono-attributaires ou multi-attributaires, d’un système d’acquisition dynamique ou autre technique.
  • Quelles sont les capacités nécessaires pour répondre ?
    Identifiez les capacités minimales requises, telles que le chiffre d’affaires, les effectifs, les références clients, les qualifications, les assurances, certifications ou qualifications, etc. Cette évaluation vous permettra de déterminer si vous avez les ressources nécessaires pour répondre aux exigences du marché.
  • Avez-vous la capacité technique et humaine pour réaliser ce marché ?
    Évaluez vos ressources internes et la possibilité de sous-traitance si nécessaire.
  • Quel est le temps nécessaire pour monter un dossier de réponse de qualité ? Avez-vous les ressources pour le faire dans les délais impartis ?
  • Le budget estimé pour ce marché est-il viable pour votre entreprise ?
    Évaluez le budget alloué par l’acheteur public et comparez-le à vos coûts estimés.
  • Quels sont les documents de candidature et d’offre à envoyer ?
    Informez-vous sur les documents spécifiques que vous devrez fournir, tels que l’attestation sur l’honneur, les formulaires, l’offre technique et financière, etc. Assurez-vous de respecter les exigences en matière de soumission des documents.
  • Quelles sont les difficultés liées à la rédaction du mémoire technique sachant qu’il doit être spécifique au marché concerné ?
    L’offre technique est l’étape la plus difficile à rédiger et pèse lourd dans la notation. Il faut éviter l’utilisation de modèles que vous n’arriverez jamais à personnaliser.
  • Quelles sont les obligations liées à la signature des pièces ?
    Identifiez les règles et les obligations en matière de signature, notamment en ce qui concerne la signature électronique, la conformité au règlement EIDAS, et le moment précis de la signature (au dépôt de l’offre ou après).
    La signature de pièces dès le dépot des plis est-elle obligatoire ?
  • Quels sont les points durs du dossier ?
    Identifiez les points difficiles, les aspects complexes ou les exigences particulières du dossier. En anticipant vous pourrez mieux vous préparer et développer des solutions adaptées.
  • Quels sont les critères de sélection des offres et les pondérations appliquées ?
    Généralement les critères principaux sont le prix et la valeur technique.

Cette étape consiste également à analyser le contenu du DCE et notamment le règlement de la consultation (RC) de manière à savoir s’il est opportun de répondre à cette consultation et également de rédiger sa réponse.

3.3 Anticiper certains aspects pratiques

Pour répondre à un appel d’offres il est également important de connaitre les renseignements suivants :

  • Quelle est la date limite de réception des candidatures ou des offres ? N’oubliez pas que c’est la date et heure de réception des plis qui compte.
  • Quelle est la date limite pour poser les questions à l’acheteur et la date limite pour recevoir les réponses aux questions ?
  • Quelles sont les modalités de réponse (Papier dans certains cas limités, réponse électronique, adresse de remise des plis, formats des fichiers, …) ?
  • Quels sont les critères de sélection des candidatures et d’attribution des offres et leur pondération ?

Étape 4 : Rédaction de votre réponse à un appel d’offres

C’est une phase importante pour répondre à un appel d’offres, en effet il s’agit ici de rédiger le dossier de candidature et le dossier d’offre qui sera ensuite transmis par voie électronique.

Pour cette étape l’entreprise intéressée doit être capable de rédiger sa candidature et ses pièces d’offre.

4.1 Rédiger le dossier de candidature

Le dossier de candidature permet à l’acheteur de s’assurer de la recevabilité de la candidature ainsi que des capacités financières, techniques et professionnelles de l’entreprise candidate (Chiffre d’affaires, références clients, effectifs, qualifications, …).

Si la candidature ne contient pas toutes les pièces requises, l’acheteur peut demander au candidat de compléter son dossier dans un délai raisonnable et identique pour tous les opérateurs économique répondant au marché.

Dans le cas de candidature en groupement momentané d’entreprises, d’autres documents peuvent être demandés comme les pouvoirs donnés au mandataire. Ce pouvoir pouvant être produit lors d el’attribution sauf dispositions contraires

Si le candidat s’appuie sur les capacités techniques, professionnelles, financières et économiques d’autres opérateurs économiques, il doit justifier aussi de leurs capacités. Ce opérateurs économiques peuvent être des sous-traitants mais il n’y a pas de forme imposée.

4.1.1 Recevabilité de la candidature

Pour s’assurer de la recevabilité de la candidature le candidat devra fournir une déclaration sur l’honneur pour justifier qu’il n’entre dans aucun des cas mentionnés aux articles L. 2141-1 à L. 2141-5 et L. 2141-7 à L. 2141-11 notamment qu’il satisfait aux obligations concernant l’emploi des travailleurs handicapés définies aux articles L. 5212-1 à L. 5212-11 du code du travail. Cette déclaration, relative aux cas de non exclusion des marchés publics ou encore aux interdictions de soumissionner est intégrée au formulaire DC1 et dans le DUME.

Généralement l’acheteur va demander de compléter des formulaires types de Bercy (Formulaire DC1, Formulaire DC2, Formulaire DC4, …) sachant que l’entreprise peut utiliser un Document Unique de Marché Européen (DUME).

4.1.2 Aptitude à exercer l’activité professionnelle, capacités financières, techniques et professionnelles de l’entreprise candidate

L’entreprise devra transmettre les documents et renseignements qui permettent à l’acheteur de vérifier son aptitude à exercer son l’activité professionnelle, ses capacités économique, financière, techniques et professionnelles.

Pour le dossier de candidature que l’entreprise doit constituer, l’acheteur ne peut demander que des renseignements et des documents figurant dans une liste fixée réglementairement.

  • Aptitude à exercer une activité professionnelle

Les conditions relatives à l’aptitude à exercer une activité professionnelle (Article R2142-5) concernent l’exigence éventuelle à l’inscription de l’entreprise sur un registre professionnel (Kbis, registre des métiers) ou autres.

  • Conditions relatives aux capacités économiques et financières

Sont fréquemment demandés les éléments suivants :

  • Déclaration concernant le chiffre d’affaires du candidat global et du domaine d’activité objet du marché pour les 3 derniers exercices.
  • Déclarations appropriées de banques ou, le cas échéant, preuve d’une assurance des risques professionnels pertinents.
  • Bilans ou extraits de bilan des 3 dernières années.

Si, pour une raison justifiée, l’entreprise ne peut de produire les renseignements et documents demandés par l’acheteur, il peut prouver sa capacité économique et financière par tout autre moyen considéré comme approprié par l’acheteur.

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4.2 Rédiger le dossier d’offre (une offre par lot)

Le dossier d’offre comprend deux parties : Une offre financière et une offre technique.

4.2.1 Offre financière

L’offre financière comporte les pièces de prix :

4.2.2 Offre technique qui comporte en principe un mémoire technique

L’offre technique est liée à la valeur technique de l’offre au travers du mémoire technique. Ce document est particulièrement important à cause de son poids dans la notation appliquée par l’acheteur.

Il n’y a pas de définition terminologique officielle, donc on rencontre couramment d’autres vocables comme mémoire justificatif, mémoire explicatif, note méthodologique, …

Le mémoire technique est évidemment un document spécifique à chaque marché donc naturellement la pratique courante des mémoires techniques types que l’on réutilise est à proscrire. L’acheteur peut aussi demander de compléter un cadre de mémoire technique (CMT) pour faciliter la réponse des entreprises ainsi que l’analyse des offres.

Étape 5 : Transmission de votre réponse via la plateforme de dématérialisation. Attention !!!

5.1 Transmission par voie électronique du pli

Le pli dématérialisé doit arriver chez l’acheteur au plus tard à la date et heure limites de remise des offres (ou des candidatures le cas échéant).

Attention ici danger, car vous ne pouvez jamais être certain que tout se passera bien.

Pourquoi ?
Parce que les entreprises ne sont jamais à l’abri d’aléas techniques qui peuvent être très divers et les écueils sont nombreux : dysfonctionnement de la plateforme de dématérialisation, incident sur la connexion Internet, durée de téléchargement des fichiers de réponse anormalement longue, version du logiciel JAVA, signature électronique altérée, impossibilité pour l’acheteur d’ouvrir certains fichiers, coupole identifiant/mot de passe qui ne fonctionne plus, …

5.2 Attention aux plis reçus hors délais lors de la réponse à un appel d’offres

Votre pli dématérialisé peut parvenir hors délai, ou même ne jamais être reçu par le maitre d’ouvrage.

Attention au dysfonctionnement de la plateforme et aux aléas techniques.

Conseils de bon sens :
1/ Evitez de répondre le dernier jour. 48 heures avant est une marge confortable.
2/ Testez la transmission de votre réponse en réalisant une simulation quelques jours avant le dépot sur des volumes équivalents à votre réponse.

L’offre reste valide pendant tout le délai de validité des offres.

5.3 La signature électronique avec un certificat est-elle exigée ?

La candidature et l’offre du marché concerné sont transmises :

  • par voie électronique (dématérialisation) avec ou sans signature par un  certificat de signature électronique, ce mode de transmission est obligatoire depuis le 1er octobre 2018 sauf exceptions, à compter d’un estimatif de 25 000 € HT (porté à 40.000 € HT au 1er janvier 2020). Les textes prévoient que l’ensemble des communications et des échanges d’informations lors de la passation du marché ont lieu par voie électronique.
  • et dans des cas dérogatoires (donc rares) par voie postale avec accusé de réception ou contre récépissé en mains propres .

La signature des documents, qu’elle soit électronique ou non, n’est pas obligatoire, sauf si l’acheteur l’exige dans le règlement de consultation. Par contre le marché final devra être signé au format papier ou électronique selon les exigences formulées.

Pour la signature électronique il est alors nécessaire de disposer d’une certificat de signature électronique (CSE) respectant le règlement eIDAS ou conforme au référentiel général de sécurité (RGS) le cas échéant en fonction de la validité du certificat.

Étape 6 : Analyse des candidatures et des offres par l’acheteur public

Suite à la réception des plis l’acheteur va procéder à l’analyse des candidatures et des offres.

Les candidatures et les offres « non conformes » sont éliminées sachant que des possibilité de régularisation existent. Il est à noter que les candidatures peuvent faire l’objet de demandes de compléments.

Les offres peuvent s’avérer irrégulières, inacceptables ou inapropriées.

Voir les conseils pour éviter les irrégulières, inacceptables ou inapropriées.

L’acheteur va vérifier la capacité juridique pour répondre et les capacités des candidats pour exécuter le marché dans une phase d’analyse des candidatures et va choisir l’offre économiquement la plus avantageuse lors d’une phase d’analyse des offres.

Étape 7 : En cas de rejet des candidatures ou des offres par l’acheteur public

En cas de rejet l’acheter va informer les candidats ou soumissionnaires non retenus.

Suite à une demande des entreprises, l’acheteur public doit communiquer à tout opérateur non retenu qui en fait la demande :

  • les motifs de ce rejet,
  • les caractéristiques et avantages relatifs de l’offre retenue ainsi que le nom de l’attributaire du marché.

Si l’acheteur public n’a pas procédé à cette communication il est conseillé d’effectuer cette demande par écrit. Après la signature du marché il est possible d’obtenir le rapport d’analyse des offres.

Foire aux questions (FAQ)

Quelles sont les différences entre un appel d’offres public et un appel d’offres privé ?

Les appels d’offres publics et privés sont deux processus distincts de sélection de prestataires pour répondre à un besoin spécifique.

Voici quelques différences clés entre les deux :

Secteur d’activité

Les appels d’offres publics sont lancés par des organismes publics tels que l’État, les collectivités locales, les établissements publics, etc.

Les appels d’offres privés, quant à eux, sont initiés par des entreprises privées.

Règlementation

Les appels d’offres publics sont soumis à des règles strictes et à une réglementation précise, notamment le Code de la commande publique. Les procédures sont encadrées pour garantir l’égalité de traitement entre les candidats et la transparence des offres.

Les appels d’offres privés ne sont pas soumis aux mêmes obligations réglementaires, même s’ils peuvent suivre des règles internes à l’entreprise.

Publication

Les appels d’offres publics doivent être publiés sur des plateformes dédiées et accessibles à tous les candidats potentiels, comme le BOAMP (Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics) en France.

Les appels d’offres privés peuvent être publiés sur des sites spécialisés, mais ils ne sont pas soumis aux mêmes obligations de publicité.

Critères de sélection

Les appels d’offres publics doivent respecter des critères de sélection préétablis, tels que le prix, la qualité, les délais, etc.

Les appels d’offres privés peuvent également suivre des critères de sélection, mais ils sont généralement plus flexibles et peuvent prendre en compte d’autres facteurs tels que la réputation de l’entreprise, les relations commerciales préexistantes, etc.

Délais

Les appels d’offres publics sont soumis à des délais stricts pour la réception des offres, la négociation et l’attribution du marché.

Les appels d’offres privés peuvent avoir des délais plus souples et être adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Quels sont les principaux documents à fournir lors d’une réponse à un appel d’offres ?

Il s’agit de documents relatifs à la candidature et à l’offre.

Pièces de candidature

Pour présenter leur candidature, les candidats utilisent soit les formulaires DC1 (lettre de candidature) et DC2 (déclaration du candidat), soit le Document Unique de Marché Européen (DUME).

  • Déclaration sur l’honneur pour justifier que le candidat n’entre dans aucun des cas d’interdiction de soumissionner
  • Renseignements sur le respect de l’obligation d’emploi mentionnée aux articles L. 5212-1 à L. 5212-11 du Code du travail

Renseignements concernant la capacité économique et financière de l’entreprise :

  • Déclaration concernant le chiffre d’affaires global et le chiffre d’affaires concernant les prestations objet du contrat, réalisées au cours des trois derniers exercices disponibles

Renseignements concernant les références professionnelles et la capacité technique de l’entreprise :

  • Liste des travaux exécutés au cours des cinq dernières années, appuyée d’attestations de bonne exécution pour les plus importants (montant, époque, lieu d’exécution, s’ils ont été effectués selon les règles de l’art et menés à bonne fin)
  • Déclaration indiquant l’outillage, le matériel et l’équipement technique dont le candidat dispose pour la réalisation du contrat
  • Déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l’importance du personnel d’encadrement pour chacune des trois dernières années
  • Certificats de qualifications et/ou de qualité

Pièces d’offre

  • Acte d’engagement (AE) et ses annexes
  • Décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF)
  • Bordereau des prix unitaires (BPU)
  • Détail quantitatif estimatif (DQE)
  • Cahier des clauses administratives particulières (CCAP)
  • Mémoire technique relatif aux dispositions que l’entreprise adopte pour l’exécution du contrat

Comment se préparer à la dématérialisation des réponses aux appels d’offres ?

Maîtriser les prérequis techniques

  • Disposer d’un certificat de signature électronique valide (Norme EIDAS) pour signer numériquement les documents de l’offre.
  • Configurer correctement son poste de travail pour être compatible avec la plateforme de dématérialisation (profil d’acheteur) utilisée par l’acheteur public.
  • Connaître les prérequis techniques pour utiliser le profil d’acheteur (formats de fichiers acceptés, taille maximale des pièces, JAVA, logiciels outils, navigateur, etc.).

Organiser son dossier de réponse

  • Nommer clairement les fichiers de l’offre et les organiser de manière logique en numérotant les documents.
  • Anticiper le dépôt de l’offre pour éviter tout retard lié à des problèmes techniques.
  • Conserver une trace des échanges avec les acheteurs publics.

Se former et s’entraîner

  • Suivre des formations sur la réponse électronique aux appels d’offres pour maîtriser les étapes clés.
  • S’entraîner à simuler le dépôt de l’offre sur la plateforme de l’acheteur pour se familiariser avec le processus (bac à sable).
  • Avoir recours à l’assistance technique de la plateforme en cas de besoin pendant la préparation ou le dépôt de l’offre.

Quelles sont les erreurs les plus courantes à éviter lors de la soumission d’une offre ?

Lors de la soumission d’une offre en réponse à un appel d’offres, certaines erreurs peuvent compromettre les chances de succès de l’entreprise.

Voici une liste non exhaustive des erreurs les plus courantes à éviter :

Ne pas respecter les délais

Le non-respect des délais de dépôt des offres est une cause fréquente de rejet des offres. Il est donc essentiel de respecter scrupuleusement les délais impartis.

Les raisons sont multiples : Informations reçues à la dernière minute, retard dans la constitution de la réponse, incidents techniques comme le dysfonctionnement de la plateforme de dématérialisation, configuration matérielle défaillante, panne d’Internet, certificat de signature non fonctionnel, …

Ne pas répondre à toutes les exigences du cahier des charges

Le cahier des charges définit les exigences auxquelles l’offre doit répondre. Toute offre incomplète ou ne répondant pas à l’ensemble des exigences peut être rejetée.

Ne pas respecter les formes et les formats demandés

Les acheteurs publics exigent souvent des formes et des formats spécifiques pour les offres. Il est important de respecter ces exigences pour éviter que l’offre ne soit rejetée, c’est déjà arrivé.

Ne pas fournir les documents requis

Les acheteurs publics demandent souvent des documents spécifiques pour évaluer les offres. Une offre incomplète peut être rejetée.

Ne pas respecter les critères d’évaluation des offres

Les critères d’évaluation sont définis dans le règlement de la consultation. Il est primordial de répondre à ces critères pour maximiser ses chances de succès.

Ne pas proposer de valeur ajoutée dans le mémoire technique

Les acheteurs publics recherchent souvent des offres qui proposent une valeur ajoutée par rapport aux concurrents. Il est donc important de mettre en avant les avantages concurrentiels de son offre.

Ne pas relire et corriger son offre

L’absence de relecteure avant la transmission des plis peut nuire à la crédibilité de l’offre. Il est donc important de relire et de corriger son offre avant de la soumettre.

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