Justificatif prouvant l’habilitation à engager le candidat dans les réponses aux appels d’offres publics

Quels sont les documents à transmettre et comment les préparer pour rendre une candidature conforme aux exigences ?

Dans le cadre de la réponse à un appel d’offres, les entreprises, associations et acheteurs publics doivent impérativement fournir des documents spécifiques attestant de leur habilitation à engager leur organisation. Cette exigence vise à garantir que les offres soumises sont signées par des personnes autorisées, conformément aux règles légales en vigueur. La personne doit avoir la capacité juridique d’engager l’entreprise.

Ce document de candidature fait généralement partie des éléments à produire par le candidat.

Les règles suivantes s’appliquent dans le contexte français des marchés publics.

Justificatifs d’habilitation pour les entreprises

Les entreprises qui répondent à des appels d’offres doivent fournir des justificatifs prouvant que la personne signant l’offre a l’autorisation nécessaire pour représenter l’entreprise.

Les documents couramment requis incluent :

L’extrait Kbis

L’extrait Kbis doit généralement dater de moins de 3 mois.

C’est un document officiel qui indique les informations légales sur l’entreprise, y compris les noms des personnes habilitées à signer.

Il est à noter que toutes les personnes figurant sur l’extrait Kbis ne sont pas automatiquement habilitées à signer des documents au nom de l’entreprise.

Un extrait Kbis fournit des informations sur les dirigeants et les représentants légaux d’une entreprise, mais cela ne signifie pas que chaque personne mentionnée a le pouvoir de signer.

Les dirigeants (comme le président, le directeur général) sont généralement habilités à signer pour l’entreprise par défaut.

D’autres personnes peuvent être habilitées à signer si une délégation de signature leur a été accordée officiellement par les dirigeants. Cette délégation doit être documentée pour être valide. Les statuts de l’entreprise peuvent également préciser qui a le pouvoir de signer, ce qui peut inclure des restrictions ou des conditions.

Les statuts de l’entreprise

Les statuts de l’entreprise sont des documents officialisant la structure juridique de l’entreprise et précisant le rôle et le pouvoir des dirigeants.

La délégation de signature

La délégation de signature est un document spécifique désignant une ou plusieurs personnes au sein de l’entreprise autorisée à engager celle-ci. Cela est fondamental pour définir qui a le pouvoir légal de signer des contrats.

La délégation de signature doit inclure une durée de validité et le périmètre exact des pouvoirs délégués, elle doit être accompagnée de la signature du délégataire.

Il est donc nécessaire de vérifier les documents internes de l’entreprise (comme les statuts et les délégations de signature) pour déterminer qui a réellement le pouvoir d’engager l’entreprise juridiquement.

Justificatifs d’habilitation pour les associations

Les associations doivent également suivre des procédures similaires, bien que les documents puissent varier. Les clés incluent :

Les statuts de l’association

Les statuts de l’association précisent les rôles des membres et les pouvoirs décisionnels.

Le procès-verbal de l’assemblée générale

Le procès-verbal de l’assemblée générale, si l’association a décidé de déléguer des pouvoirs, ce document en atteste.

Il est souvent requis pour montrer que la décision de délégation a été prise en conformité avec les règles internes de l’association. Le procès-verbal doit être signé par les membres du bureau présents lors de l’assemblée.

Il est conseillé de fournir le récépissé de déclaration en préfecture et de mentionner l’extrait du Journal Officiel publiant la création de l’association.

Justificatifs d’habilitation pour les acheteurs publics

Les acheteurs publics peuvent également répondre aux marchés publics.

Ils représentent des entités gouvernementales ou des organismes financés par l’État, et ont également des obligations en termes de justificatifs.

Un arrêté ou une décision de nomination, qui confirme que la personne soumettant l’offre ou signant le contrat possède bien l’autorité nécessaire.

Intérêt des justificatifs

L’importance de ces justificatifs réside dans le fait qu’ils garantissent que les contrats sont signés par des personnes autorisées, limitant ainsi les litiges potentiels et assurant la transparence dans le processus d’appel d’offres.

Que ce soit pour une entreprise, une association ou un acheteur, les justificatifs d’habilitation sont fondamentaux dans le cadre des réponses appels d’offres. En s’assurant que les bons documents sont fournis, les candidats peuvent engager leur responsabilité dans les meilleures conditions possibles. En cas de non-conformité ou d’absence de ces justificatifs, cela pourrait entraîner le rejet de l’offre.