Erreurs à éviter et bonnes pratiques dans les réponses aux appels d’offres

Une réponse à appel d’offres comporte une partie « candidature » et une partie « offre ».

Pour la candidature au marché public

Les erreurs courantes à éviter

• Dossier incomplet ou mal renseigné.
• Dépôt de candidature hors délai.
• Manque de clarté ou d’organisation dans la présentation des documents.
• Absence de réponse aux exigences du règlement de consultation.
• Niveaux de capacités insuffisants.
• Faux renseignements ou documents.
• Mauvaise interprétation du besoin de l’acheteur.

Les bonnes pratiques

• Lire attentivement le règlement de consultation : identifier les exigences de l’acheteur et y répondre précisément.
• Être clair, précis et concis dans la présentation des documents.
• Ne pas hésiter à poser des questions à l’acheteur si des points ne sont pas clairs.
• Vérifier soigneusement le dossier avant de le déposer.
• Respecter scrupuleusement les délais de dépôt.
• Adapter le dossier de candidature à chaque marché (personnalisation).
• Se familiariser avec les outils de dématérialisation.
• Se tenir informé des évolutions réglementaires.

Pour l’offre au marché public

Les erreurs courantes à éviter

Erreurs classiques dans les mémoires techniques

Les erreurs classiques des entreprises sont :

• l’utilisation d’un mémoire technique type

Un plan spécifique à chaque réponse donc … pas de document-type !

• l’explication du seul CCTP sans tenir compte d’autres éléments plus importants.
• l’utilisation d’une « présentation de l’entreprise » : Attention ! (Voir jurisprudence)
  
• mémoire technique ne comprenant pas la description détaillée exigée au RC

Incomplétude de l’offre

• Omettre des documents ou renseignements demandés par l’acheteur. Une offre est considérée incomplète si elle ne contient pas tous les éléments requis.
• Ne pas fournir les pièces justificatives demandées, comme les références techniques ou les attestations d’assurance.
• Ne pas respecter les exigences de forme imposées par le règlement de consultation, comme la signature électronique.
• Omettre de remplir certaines rubriques du bordereau des prix unitaires ou d’indiquer les délais dans l’acte d’engagement.
• Ne pas fournir les informations nécessaires pour l’évaluation de chaque critère.

Non-respect des exigences techniques

• Ne pas se conformer aux spécifications techniques du cahier des clauses techniques particulières (CCTP).
• Proposer des solutions non conformes aux normes ou réglementations applicables.

Erreurs dans la présentation de l’offre

• Transmettre une offre par voie papier alors que la dématérialisation est imposée.
• Ne pas respecter le format de transmission des documents.

Négliger les critères d’attribution

• Ne pas comprendre les critères de sélection et leur pondération.
• Ne pas adapter l’offre aux critères d’attribution.
• Omettre des informations ou documents utiles à l’appréciation des critères.

Proposer une offre avec des prix anormalement bas.

Ne pas répondre à une variante imposée par le règlement de consultation.

Ne pas s’assurer du bon acheminement de son dossier en cas de transmission électronique.

Les bonnes pratiques

Lire attentivement le règlement de consultation

• Identifier toutes les exigences de l’acheteur, qu’elles soient techniques, administratives ou formelles.
• Comprendre les critères d’attribution et leur pondération.
• Repérer les documents à fournir et les informations à renseigner.

Préparer un dossier complet et précis

• Fournir toutes les pièces justificatives demandées.
• Répondre à toutes les exigences techniques du CCTP.
• Remplir tous les documents de manière claire et concise.
• S’assurer de la cohérence des informations fournies dans l’ensemble du dossier.

Respecter le formalisme imposé

• Utiliser les formulaires mis à disposition par l’acheteur.
• Présenter l’offre selon le format requis (papier, ce qui peut arriver exceptionnellement, ou électronique).
• S’assurer de la validité des certificats de signature électronique.

Adapter l’offre aux critères d’attribution

• Mettre en avant les points forts de l’entreprise et de sa proposition en fonction des critères de sélection.
• Proposer des solutions innovantes si le critère « innovation » est pris en compte.
• Soigner la présentation du mémoire technique.

Anticiper les éventuelles difficultés

• Ne pas attendre la dernière minute pour déposer l’offre.
• Anticiper les problèmes techniques liés à la transmission électronique.
• Prévoir, éventuellement, une copie de sauvegarde en cas de transmission électronique.

Poser des questions à l’acheteur si nécessaire

• Clarifier les points ambigus ou incompris.
• Demander des précisions sur les exigences techniques ou les critères de sélection.

Vérifier l’offre avant son envoi

Se tenir informé des évolutions de la réglementation

Consulter régulièrement les informations mises à disposition par les pouvoirs publics.

En cas d’offre incomplète

Si l’acheteur autorise la régularisation de l’offre, répondre rapidement en fournissant les informations ou documents manquants.

Attention, la régularisation ne peut pas être l’occasion d’améliorer son offre sur des points qui ne sont pas irréguliers.

Proposer des variantes si cela est autorisé afin de se distinguer, à condition de respecter les exigences minimales.

Répondre aux PSE (« options techniques ») le cas échéant, sachant qu’elles sont analysées de manière spécifique.