Dossier de consultation des entreprises (DCE)
Qu’est-ce qu’un DCE ?
Le dossier de consultation des entreprises (DCE) est un élément clé des marchés publics. Boîte à outils des acheteurs publics pour exprimer leurs besoins, il conditionne la réponse des entreprises candidates. Examinons la définition et l’utilité du DCE dans les procédures de commande publique.
A quoi sert un DCE ?
Appelé aussi « documents de la consultation » depuis 2016, le DCE rassemble l’ensemble des pièces fournies par l’acheteur public pour décrire ses besoins et les modalités de consultation des entreprises.
Concrètement, le dossier de consultation des entreprises est l’ensemble des pièces fournies par l’acheteur pour définir ses besoins et décrire les modalités de la procédure de passation.
Disponible en téléchargement sur les profils d’acheteur, c’est à dire les plateformes de dématérialisation dans le cadre de la dématérialisation des appels d’offres, il contient généralement :
- Le règlement de consultation
- Le cahier des charges
- Les documents à produire par les candidats
- Les critères de sélection
L’importance de bien appréhender le DCE
Pour les entreprises, la bonne compréhension du DCE est indispensable. Elle leur permet de cibler précisément les attentes de l’acheteur, d’éviter les erreurs, et de valoriser leur savoir-faire.
Une étape incontournable d’analyse des pièces mises à disposition
Prendre le temps d’analyser le dossier est une étape incontournable et un moyen de se démarquer, en particulier pour les PME répondant à des marchés publics.
Pour que les entreprises réussissent dans leurs réponses c’est à condition de maîtriser les fondamentaux de la réponse aux appels d’offres publics et privés. C’est une étape déterminante pour la réussite de votre offre et il est essentiel de ne pas la négliger.
Prenez le temps de bien étudier le dossier et de comprendre les attentes de l’acheteur public. Cela vous permettra d’éviter les erreurs, de vous démarquer et de vous positionner en tant qu’expert dans votre domaine, tout en suscitant l’intérêt et la confiance des acheteurs. Il est important pour les PME d’affirmer leur savoir-faire et leur compétence encore faut-il comprendre en amont la manière de constituer sont dossier de réponse.
Contenu et accessibilité du DCE
Généralement le règlement de consultation (RC) liste les documents faisant partie du DCE ce qui permet aux entreprises de vérifier que les pièces téléchargées sont toutes présentes dans le dossier.
Assurez-vous de vérifier attentivement la concordance entre les pièces téléchargées et celles répertoriées dans le RC, car il se peut que certaines pièces soient manquantes dans le dossier mis à disposition.
Si certains documents de marché sont trop volumineux pour être téléchargés via la plateforme de dématérialisation, l’acheteur doit mentionner dans l’avis de marché les moyens électroniques par lesquels ces documents peuvent être obtenus gratuitement. L’acheteur doit donc préciser les modalités d’accès aux pièces volumineuses non téléchargeables.
Avec le dossier de consultation, les entreprises disposent de toutes les clés pour comprendre les besoins de l’acheteur et proposer une offre pertinente.
DC1, DC2, DC4 : les formulaires type des marchés publics
Répondre à un marché public implique de remplir des formulaires type fournis par l’acheteur dans le DCE (dossier de consultation des entreprises). Les formulaires DC, sont les clés d’une réponse aux marchés publics.
La direction des affaires juridiques (DAJ) met à disposition des acheteurs publics et des candidats des modèles de formulaires réunis sous l’appellation « série DC ».
Les plus courants sont :
Ces documents officiels, non obligatoires, visent à faciliter la réponse des entreprises aux marchés publics.
Attention aux confusions pour les débutants
Pour les entreprises débutantes en matière de réponse aux marchés publics, attention de ne pas confondre les pièces que vous téléchargez, avec les pièces à transmettre et les pièces contractuelles qui sont, en principe listées dans le CCAP.
Il est aussi à noter que le CCAG, s’il s’applique, n’est pas à retourner avec votre dossier de réponse.
Le dossier doit être disponible dès la publication de l’avis de marché y compris dans les procédures restreintes
Pour les procédures retreintes et contrairement à ce qui existait avec le code des marchés publics, le dossier de consultation doit être téléchargeable sur le profil d’acheteur dès la publication de l’avis d’appel à la concurrence.
Ceci s’applique donc aux procédures restreintes (l’entreprise transmet d’abord une candidature puis une offre si elle est sélectionnée) sauf exceptions (confidentialité, documents volumineux, dispense d’utilisation de moyens de communication électronique).
S’identifier pour retirer un DCE sur une plateforme de dématérialisation
Pour répondre à un appel d’offres, vous avez intérêt à vous identifier lors du retrait d’un DCE. Cette identification, qui consiste à fournir votre identifiant et mot de passe, vous permet d’être tenu informé des modifications et des échanges relatifs au dossier de consultation. Ainsi votre entreprise sera informée des réponses aux questions posées par les autres entreprises et des modifications éventuelles et des notifications diverses.
Sur les plateformes de dématérialisation des marchés publics, le téléchargement du dossier de consultation des entreprises peut nécessiter une identification préalable.
L’identification est une possibilité proposée et conseillée par les profils d’acheteurs mais pas une obligation
Les plateformes numériques proposent aux entreprises de s’identifier avec un compte utilisateur pour pouvoir télécharger les documents de consultation. Cette identification passe par la création d’un identifiant et d’un mot de passe spécifiques au profil d’acheteur concerné.
S’identifier lors du téléchargement du DCE présente plusieurs avantages:
- Être informé des modifications et des compléments apportés au dossier
- Recevoir les réponses aux questions posées par les autres entreprises
- Être notifié des évolutions éventuelles de la consultation
- Pouvoir échanger avec l’acheteur de manière sécurisée
Par contre, s’identifier systématiquement à chaque téléchargement n’est pas forcément une bonne idée si vous récupérez de nombreux dossiers avec un faible taux de réponse.
Le DCE renommé en « documents de la consultation »
L’expression « documents de la consultation » a remplacé le vocable de DCE qui est très répandu ; cependant de nombreux acteurs de la commande publique utilisent toujours ce sigle, comme par exemple les plateformes de dématérialisation.
Les documents de la consultation sont l’ensemble des documents fournis par l’acheteur ou auxquels il se réfère afin de définir ses besoins et de décrire les modalités de la procédure de passation, y compris l’avis d’appel à la concurrence. Les informations fournies sont suffisamment précises pour permettre aux opérateurs économiques de déterminer la nature et l’étendue du besoin et de décider de demander ou non à participer à la procédure.
La composition du dossier de consultation des appels d’offres
Le dossier de consultation des entreprises (DCE) rassemble de nombreux documents visant à définir précisément le besoin de l’acheteur public et le déroulement de la procédure. Il comporte généralement tout ou partie des pièces suivantes :
- avis d’appel à la concurrence (AAC),
- acte d’engagement (AE) et ses annexes éventuelles,
- bordereau des prix unitaires (BPU),
- détail quantitatif estimatif (DQE), ou devis estimatif ou encore simulation,
- décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF),
- cahier des clauses administratives particulières (CCAP),
- cahier des clauses techniques particulières (CCTP),
- éventuellement un cahier des clauses particulières (CCP) qui remplace le CCAP et le CCTP,
- un règlement de la consultation (RC), document non contractuel, qui fixe les règles du jeu sorte de mode d’emploi pour répondre au marché,
- éventuellement d’autres pièces utiles à la gestion de la consultation (procès-verbal de visite, DC1, DC2, DC4, …, mode d’emploi de la transmission dématérialisée des pièces, attestation sur l’honneur).
Depuis la réforme de 2016 relative aux marchés publics les documents de la consultation intègrent aussi l’avis d’appel à la concurrence.
Il est à noter que certains documents peuvent être décomposés en lots.
Cahiers des charges, pièces contractuelles et dossier de consultation
Parmi les pièces du dossier de consultation on trouve 3 catégories de documents :
Les pièces de procédure
Les pièces de procédure comprennent notamment :
- l’avis d’appel à la concurrence (AAC) depuis la réforme des marchés publics de 2016,
- le règlement de la consultation et ses annexes éventuelles,
Les pièces contractuelles
Les pièces contractuelles comprennent les cahiers des charges et d’autres pièces comme l’acte d’engagement et ses annexes éventuelles et des pièces de prix appelées parfois annexes financières comme le BPU (le DQE et la DPGF n’étant pas, en principe, contractuels).
Les cahiers des charges
Les cahiers des charges comprennent notamment :
- des cahiers particuliers : CCAP, CCTP et leurs annexes éventuelles
- des cahiers généraux : CCAG , CCTG ; ce sont des documents auxquels l’acheteur peut se référer.
- plus d’éventuelles pièces complémentaires (plans, études, …).
Si un CCAG et/ou un CCTG est visé dans le marché il n’est pas fourni avec le DCE mais l’entreprise est réputée les connaitre.
Le dossier de consultation est généralement téléchargeable
Le dossier de consultation des entreprises (DCE) est, en principe, téléchargeable par toutes les entreprises qui le demandent dans les procédures ouvertes (appel d’offres ouvert ou procédure adaptée ouverte) et seulement aux candidats sélectionnés sur leur dossier de candidature dans les procédures restreintes (appel d’offres restreint, dialogue compétitif, …) et les procédures négociées.
Code de la commande publique et dossier de consultation
Titre III : ENGAGEMENT DE LA PROCÉDURE DE PASSATION
Chapitre II : Communication et échanges d’informations
Section 2 : Dématérialisation des communications et échanges d’informations
Sous-section 1 : Mise à disposition des documents de la consultation
Article R2132-1 [Définition des documents de la consultation]
Créé par Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.
Les documents de la consultation sont l’ensemble des documents fournis par l’acheteur ou auxquels il se réfère afin de définir son besoin et de décrire les modalités de la procédure de passation, y compris l’avis d’appel à la concurrence. Les informations fournies sont suffisamment précises pour permettre aux opérateurs économiques de déterminer la nature et l’étendue du besoin et de décider de demander ou non à participer à la procédure.
Article R2132-2 [Mise à disposition gratuite des documents de la consultation]
Modifié par Décret n°2019-1344 du 12 décembre 2019 – art. 1
Les documents de la consultation sont gratuitement mis à disposition des opérateurs économiques. Pour les marchés qui répondent à un besoin dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 40 000 euros hors taxes et dont la procédure donne lieu à la publication d’un avis d’appel à la concurrence, cette mise à disposition s’effectue sur un profil d’acheteur à compter de la publication de l’avis d’appel à la concurrence selon des modalités fixées par arrêté du ministre chargé de l’économie figurant en annexe du présent code.
Lorsque les spécifications techniques sont fondées sur des documents gratuitement disponibles par des moyens électroniques, l’indication de la référence de ces documents est considérée comme suffisante.
L’avis d’appel à la concurrence, ou le cas échéant l’invitation à confirmer l’intérêt, mentionne l’adresse du profil d’acheteur sur lequel les documents de la consultation sont accessibles.
Article R2132-3 [Définition du profil d’acheteur et plateforme de dématérialisation]
Créé par Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.
Le profil d’acheteur est la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires. Un arrêté du ministre chargé de l’économie figurant en annexe du présent code détermine les fonctionnalités et les exigences minimales qui s’imposent aux profils d’acheteur.
Article R2132-4 [Accès aux documents de la consultation sur le profil d’acheteur]
Créé par Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.
Lorsque l’appel à la concurrence est effectué au moyen d’un avis de préinformation ou d’un avis périodique indicatif, l’accès aux documents de la consultation sur le profil d’acheteur est offert à compter de l’envoi de l’invitation à confirmer l’intérêt.
Lorsque l’appel à la concurrence est effectué au moyen d’un avis sur l’existence d’un système de qualification, l’accès aux documents de la consultation sur le profil d’acheteur est offert dès que possible et au plus tard à la date d’envoi de l’invitation à soumissionner.
Article R2132-5 [Documents de la consultation et mises à disposition particulières]
Modifié par Décret n°2018-1225 du 24 décembre 2018 – art. 12
Lorsque certains documents de la consultation ne sont pas publiés sur le profil d’acheteur pour une des raisons mentionnées aux articles R. 2132-12 et R. 2132-13, l’acheteur indique, dans l’avis d’appel à la concurrence ou l’invitation à confirmer l’intérêt, les moyens par lesquels ces documents peuvent être obtenus.
Lorsque certains documents de la consultation ne sont pas publiés sur le profil d’acheteur parce que l’acheteur impose aux opérateurs économiques des exigences visant à protéger la confidentialité de certaines informations, celui-ci indique, dans l’avis d’appel à la concurrence, dans l’invitation à confirmer l’intérêt ou, lorsque l’appel à la concurrence est effectué au moyen d’un avis sur l’existence d’un système de qualification, dans les documents de la consultation, les mesures qu’il impose en vue de protéger la confidentialité des informations ainsi que les modalités d’accès aux documents concernés.
Lorsque certains documents de la consultation sont trop volumineux pour être téléchargés depuis le profil d’acheteur, l’acheteur indique dans l’avis d’appel à la concurrence ou dans l’invitation à confirmer l’intérêt les moyens électroniques par lesquels ces documents peuvent être obtenus gratuitement.
Article R2132-6 [Renseignements complémentaires sur les documents de la consultation et réduction du délai de réception des offres pour cause d’urgence]
Créé par Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.
En cas de procédure formalisée, les renseignements complémentaires sur les documents de la consultation sont envoyés aux opérateurs économiques six jours au plus tard avant la date limite fixée pour la réception des offres, pour autant qu’ils en aient fait la demande en temps utile.
Lorsque le délai de réception des offres est réduit pour cause d’urgence en application des dispositions du titre VI, ce délai est de quatre jours.
Source : Legifrance 20/02/20.
Arrêté du 22 mars 2019 fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde (extrait)
Article 1 [Accès aux documents de la consultation, documents trop volumineux pour être téléchargés, …]
L’accès aux documents de la consultation est gratuit, complet, direct et sans restriction.
Lorsque certains documents de la consultation sont trop volumineux pour être téléchargés depuis le profil d’acheteur, l’acheteur indique dans l’avis d’appel à la concurrence ou dans l’invitation à confirmer l’intérêt, les moyens électroniques par lesquels ces documents peuvent être obtenus gratuitement.
Les opérateurs économiques peuvent indiquer à l’acheteur le nom de la personne physique chargée du téléchargement et une adresse électronique, afin que puissent lui être communiquées les modifications et les précisions apportées aux documents de la consultation.
[…]
Source : Legifrance 20/02/20.