Qu’est-ce que la dématérialisation marchés publics ?
La dématérialisation marchés est une obligation issue de l’article L2132-2 du code de la commande publique qui dispose que « Les communications et les échanges d’informations effectués dans le cadre de la procédure de passation d’un marché sont réalisés par voie électronique« .
Cette obligation de dématérialisation des appels d’offres concerne principalement :
- les échanges et transmissions d’information par la voie électronique, ces fonctions s’appliquent à divers stades de la procédure (mise en ligne permettant le téléchargement des dossiers de consultation, réception des candidatures et des offres des candidats et soumissionnaires, échanges entre les entreprises et les acheteurs : questions posées avant la remise des plis, demandes d’informations complémentaires, échanges concernant la négociation éventuelle, notifications des lettres de rejet, …) ,
- la mise en ligne, via une plateforme électronique sécurisée, des documents de consultation (DCE) et autres opérations,
- le document unique de marché européen (DUME),
- la signature électronique des pièces obligatoire ou pas avec un certificat de signature électronique (CSE),
- la facturation électronique via le portail Chorus Pro.
Il y a des obligations pour les acheteurs en matière de dématérialisation des marchés publics.
La dématérialisation des appels d’offres publics a fait l’objet de nombreuses publications dont les guides très pratiques de la dématérialisation des marchés publics de la DAJ de Bercy qui sont périodiquement réactualisés. Sauf exceptions, elle est obligatoire pour les marchés d’un montant supérieur à 40.000 euros HT au 1er janvier 2020, le précédent seuil étant de 25.000 euros HT.
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Les échanges et transmissions d’information par la voie électronique
La dématérialisation des marchés publics oblige les entreprises destinées à répondre aux appels d’offres publics à gérer sous forme électronique les flux. Ainsi, les documents qui étaient précédemment transmis sous forme papier, font désormais l’objet d’échanges et de transmissions d’information par la voie électronique sauf exceptions.
Le Code de la commande publique fait référence à la dématérialisation des communications et des échanges d’informations.
De manière générale, la dématérialisation des appels d’offres concerne plusieurs grandes étapes telles les suivantes.
La mise en ligne, via une plateforme électronique sécurisée, des documents de consultation (DCE) et autres opérations
La mise en ligne via une plateforme électronique des documents de consultation (c’est à dire des DCE) par les acheteurs qui lancent les marchés publics s’effectue via un site Internet dédié à chaque acheteur.
Ces plateformes de dématérialisation, répondant au vocable officiel de profil d’acheteur, jouent un rôle central dans le processus de réponse aux appels d’offres.
Le profil d’acheteur offre notamment, pour les entreprises certaines fonctions de base comme :
- l’identification et l’authentification ;
- la connaissance des prérequis techniques pour utiliser le profil d’acheteur ;
- le test de la configuration technique du poste de travail ;
- la recherche des avis de marché ;
- le téléchargement gratuit des DCE ;
- la simulation du dépôt des documents de réponse électronique à l’appel d’offre (utilisation d’un « bac à sable ») ;
- le dépôt des candidatures y compris sous la forme d’un document unique de marché européen électronique ;
- le dépôt des offres, y compris des offres signées électroniquement ;
- l’accès à une assistance technique (hotline, courriel, …) pour obtenir des réponses aux aléas matériels ou logiciels ;
- la possibilité de poser des questions à l’acheteur pour le marché concerné.
Le document unique de marché européen (DUME) dans la dématérialisation des marchés publics
Le DUME est un document structuré destiné à présenter la candidature des entreprises. Le document unique de marché européen est une attestation sur l’honneur qui remplace les formulaires de lettre de candidature DC1, de déclaration du candidat DC2, déclaration de sous-traitant DC4 et leur annexes éventuelles. Il se substitue également à l’ancien programme « Marché Public Simplifié » (MPS). S’il est utilisé, le DUME doit être transmis au format XML.
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Les communications entre les acheteurs publics ou privés et les entreprises candidates ou soumissionnaires
Les communications s’effectuent par voie électronique depuis le 1er octobre 2018 pour les différents opérations précitées. Les réponses papier sont depuis irrégulières. Il s’agit aussi bien de la communication des dossiers de consultation en téléchargement que de la transmission des dossiers de réponse ainsi que des échanges en cours de passation comme les questions et réponses échangées entre les parties.
La signature électronique des pièces obligatoire ou pas et la dématérialisation des appels d’offres
La signature électronique des documents n’est en principe pas obligatoire au stade de la remise des candidatures ou des offres ceci depuis la réforme des marchés publics en 2016. Attention cependant, il convient de bien vérifier dans le règlement de la consultation si la signature électronique n’est pas requise à ce stade.
Le format de signature électronique XAdES, CAdES ou PAdES
La signature est au format XAdES, CAdES ou PAdES. Ces formats sont souvent précisés dans le règlement de la consultation du marché. XAdES, CAdES et PAdES sont des normes de signature électronique utilisées pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la confidentialité des documents électroniques.
Les fichiers signés peuvent être détachés de leur signature électronique.
Le certificat de signature électronique (CSE)
La signature électronique nécessite l’emploi d’un certificat de signature électronique (CSE).
Le CSE est un dispositif délivré par une Autorité de Certification (AC), il est attaché à une personne physique et doit répondre aux exigences du règlement européen eIDAS (règlement (UE) n° 910/2014).
Les anciens certificats devaient être conformes au standard RGS (référentiel général de sécurité) et peuvent être utilisés jusque la fin de leur validité comme le prévoit l’arrêté du 12 avril 2018 relatif à la signature électronique dans la commande publique.
Un certificat de signature électronique est un fichier électronique, généralement fourni sur un clé USB, qui permet d’un part, d’authentifier la personne signataire et d’autre part de garantir l’intégrité des documents.
Il existe quatre niveaux de sécurité selon le règlement eIDAS, sachant que pour la dématérialisation des marchés publics, en France seuls les niveaux 3 et 4 sont autorisés.
Pour les niveaux autorisés, il s’agit de la signature électronique avec certificat qualifié (niveau 3) qui est une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié, et la signature électronique qualifiée (niveau 4).
La signature peut être apposée soit via un outil fourni par la plateforme de dématérialisation (c’est généralement le moyen le plus pratique) soit par un parapheur électronique.
Le parapheur électronique est un outil disposant de fonctions autorisant, au moins, le regroupement de documents à valider ou signer, la signature d’un même document par plusieurs signataires, sans en altérer l’intégrité, que l’utilisation soit locale ou en ligne. Chaque signature doit pouvoir être vérifiée indépendamment des autres.
La notification du marché
La notifications du marché, qui consiste à transmettre un copie du marché à l’attributaire, peut également s’effectuer en électronique via le profil d’acheteur.
La facturation électronique via Chorus Pro
La facturation électronique est devenue obligatoire pour toutes les entreprise depuis le 1er janvier 2020 selon un calendrier progressif établi.
Le portail Chorus Pro est la plateforme qui permet aux entreprises de transmettre leurs factures électroniques aux acheteurs publics.
Fondements juridiques
La dématérialisation des procédures de la commande publique a été rendue obligatoire, à compter du 1er octobre 2018, par la réforme des marchés publics applicable au 1er avril 2016. Les textes ont transposé les directives européennes de 2014 dans notre droit national.
L’article R. 2132-7 du code de la commande publique (CCP), a codifié, à partir du 1er avril 2019, les dispositions de l’article 41 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics. Cet article dispose que les communications et les échanges d’informations lors de la passation d’un marché public ont lieu par voie électronique.
Trois conseils pour la réponse électronique
(TA Toulon, 30 janvier 2020, n° 1904516, société Rogers Stirk Harbour Partners c/ Métropole Toulon Provence Méditerranée (TPM)) :
- ne pas attendre la « dernière minute » pour répondre,
- s’entrainer au préalable sur une plateforme école (bac à sable) ou ds consultations de test,
- transmettre une copie de sauvegarde pour les marchés « importants ».
Dysfonctionnement de la plateforme de dématérialisation et charge de la preuve
A la charge de l’acheteur
L’acheteur ne peut écarter une offre reçue tardivement si ce dernier ne peut établir le bon fonctionnement de sa plateforme électronique.
A la charge du soumissionnaire
Le le soumissionnaire doit anticiper le dépôt de son pli, en accomplissant « en temps utile », d’une part les « diligences normales attendues d’un candidat pour le téléchargement de son offre » et, d’autre part, en apportant la preuve « que le fonctionnement de son équipement informatique était normal ».
Dysfonctionnement de la plateforme de dématérialisation et charge de la preuve (CE, 23 septembre 2021, RATP, n°449250). – 30 septembre 2021.
Erreur de tiroir numérique d’un candidat lors du dépôt de son offre
Le pouvoir adjudicateur n’a pas l’obligation d’informer un candidat de l’erreur de « tiroir numérique » lors du dépôt de son offre dans le cadre d’une autre consultation. Il ne peut rectifier lui-même cette erreur, sauf en cas de dysfonctionnement de la plateforme de dématérialisation (CE, 1er juin 2023, Cté Agglo. de Château Thierry, n° 469127).