Introduction

Contexte et incidence des mémoires techniques dans les marchés publics

Le processus de candidature aux marchés publics implique la soumission d’un mémoire technique, document décisif qui permet aux entreprises de présenter leurs compétences et leur capacité à répondre aux exigences spécifiques de l’acheteur public.

En effet, ce mémoire joue un rôle déterminant dans l’évaluation des offres et contribue à la sélection du soumissionnaire le plus apte à réaliser les prestations.

L’offre technique est notamment jugée sur le critère de la valeur technique entrant pour choisir l’offre économiquement la plus avantageuse comme l’indique l’article R2152-7 du code de la commande publique.

Par conséquent, la rédaction d’un mémoire technique adapté et convaincant s’avère essentielle pour maximiser les chances de succès des entreprises dans les appels d’offres publics.

Objectif de l’article : mettre en garde les entreprises sur les risques liés à l’utilisation de modèles préexistants

Face aux contraintes de temps et de ressources souvent rencontrées, l’utilisation de modèles de mémoires techniques préétablis peut sembler une solution attrayante pour certaines entreprises.

Il est donc important de souligner que cette pratique des « modèles » comporte des risques considérables et s’avére contre-productive.

En effet, la standardisation inhérente aux modèles nuit obligatoirement à la personnalisation et à l’authenticité de l’offre, réduisant ainsi ses chances de se démarquer auprès des acheteurs publics.

Cet article vise à sensibiliser les entreprises aux dangers potentiels liés à l’utilisation de modèles de mémoires techniques et à les encourager à adopter une approche plus réfléchie et personnalisée dans la rédaction de leurs réponses aux marchés publics.

Les risques associés à l’utilisation de modèles de mémoires techniques

Risque de non-conformité aux exigences du cahier des charges

Absence d’adaptation aux spécificités du marché

Les modèles de mémoires techniques, par leur nature générique, peuvent ne pas s’adapter aux spécificités de chaque marché public.

En effet, chaque appel d’offres présente des caractéristiques uniques en termes de besoins, de contraintes et d’attentes de l’acheteur.

L’utilisation d’un modèle préétabli conduit généralement à un document non pertinent qui ne répond pas aux exigences du cahier des charges. Cette non-conformité entraîne généralement une dégradation logique de la note de la valeur technique, voire le rejet de l’offre.

D’ailleurs si vous consultez la jurisprudence sur ce sujet vous trouverez des expressions telles que :

Réponse « stéréotypée »
Note méthodologique « pas très étayée et développée, ne donnant pas l’impression d’un grand investissement dans le projet »
« Manque de détail« , « absence d’informations » exigées, manque de spécificité …
Oubli de traiter des rubriques exigées engendrant une notation égale à zéro
Offre technique « imprécise »
Offre « se contentant de présenter la société » et d’indiquer de « manière très générale les étapes » – Indications génériques
…

Incohérences entre le modèle et les prescriptions du cahier des charges

L’utilisation d’un modèle de mémoire technique génèrerent généralement des incohérences entre les informations fournies dans le document et les prescriptions du cahier des charges.

Ces incohérences peuvent nuire à la crédibilité de l’entreprise et fragiliser la confiance de l’acheteur public envers la qualité de l’offre.

Il est fondamental que le mémoire technique soit précis, cohérent et conforme à l’ensemble des exigences définies dans le cahier des charges.

On entends souvent « c’est toujours la même chose : pésentation de l’entreprise, moyens humains et matériels, méthodologie, dispositions environnementales et sociétales, … »

Non ce n’est pas comme cela que ça se passe. ce n’est pas au soumissionnaire d’imposer la structure du document mais au contraire à l’acheteur. N’oubliez pas que vous êtes noté comme à l’école !

Le souci, c’est que fréquemment, les exigences du dossier de consultation ne sont pas claires et comportent même des contradictions.

Donc disposer d’une méthode logique pour lire un dossier de consultation à cet effet est indispensable pour en extraire un plan détaillé. Bien entendu l’exercice est beaucoup plus simple lorsque l’opérateur économique est invité à compléter un cadre de réponse technique souvent très strict et qui sert de fil conducteur.

Risque de manque d’originalité et de différenciation

Utilisation de modèles génériques qui ne mettent pas en valeur les compétences et l’expertise de l’entreprise

Les modèles de mémoires techniques préétablis sont, par essence, génériques et ne permettent pas de mettre en évidence les compétences et l’expertise spécifiques de chaque entreprise.

L’utilisation d’un tel modèle peut donc nuire à la capacité de l’entreprise à se démarquer de la concurrence et à démontrer sa valeur ajoutée.

Difficulté à se démarquer des concurrents

Dans un environnement concurrentiel, il est essentiel pour les entreprises de se différencier et de mettre en avant leurs atouts uniques.

L’utilisation d’un modèle de mémoire technique générique peut rendre cette différenciation difficile, réduisant ainsi les chances de succès dans l’appel d’offres.

L’acheteur public recherche des offres personnalisées et adaptées à ses besoins spécifiques, ce qu’un modèle standardisé ne peut offrir.

Les pièges à éviter lors de l’utilisation de modèles de mémoires techniques

Ne pas copier-coller un modèle préexistant sans adaptation

Importance de comprendre les exigences du marché et de les intégrer dans le mémoire technique

L’utilisation de modèles de mémoires techniques ne dispense pas les entreprises d’une analyse approfondie du cahier des charges.

Il est nécessaire de comprendre les spécificités de chaque marché public afin d‘adapter le mémoire technique en conséquence.

Un copier-coller d’un modèle préexistant, même si’il a été adapté, conduit généralement à un document non pertinent et non conforme aux exigences de l’acheteur public, réduisant ainsi les chances de succès.

Ceci ne signifie pas qu’il faille banir les copier-coller, ces derniers pouvant être utilisés plutôt à partir de documents existants et personnalisés. Dans ce dernier cas une personnalisation reste nécessaire.

Besoin d’ajuster le modèle pour répondre aux besoins spécifiques de l’acheteur public

Chaque appel d’offres est unique et répond à des besoins et attentes spécifiques de l’acheteur public. Il est donc indispensable d’ajuster le modèle de mémoire technique en fonction des exigences de l’acheteur et des prestations.

Concrètement c’est pratiquement impossible et très chronophage pour un soumissionnaire qui se livre à l’exercice.

Il en resulte que chacune de vos offres techniques doit comporter une table des matières différente, même s’il existera obligatoirement des similitudes.

De plus chaque mot compte dans le rédactionnel en matière d’engagement contractuel.

C’est grace à votre table des matières détaillée, comparée aux exigences de l’acheteur, que ce dernier verra si dès ce stade votre offre technique correspond aux exigences du dossier de consultation.

Cette démarche est très difficile si l’entreprise souhaite proposer une offre personnalisée et adaptée aux enjeux réels du marché, augmentant ainsi la pertinence de l’offre.

Mettre en avant l’originalité et la valeur ajoutée de l’entreprise

Développer des sections spécifiques et personnalisées pour chaque marché

Pour se démarquer de la concurrence et mettre en évidence leurs atouts, les entreprises doivent développer des sections spécifiques et personnalisées dans leur mémoire technique.

Ces sections doivent être adaptées aux spécificités de chaque marché public et mettre en avant les compétences et les solutions uniques proposées par l’entreprise.

L’exercice n’est pas facile et chronophage.

Mettre en évidence les compétences et l’expertise unique de l’entreprise

Maximiser ses chances de remporter un appel d’offres nécessite de mettre en évidence les compétences et l’expertise qui distinguent l’entreprise.

Cela peut se faire par la présentation de réalisations concrètes, de références clients et de témoignages, ainsi que par la démonstration de sa capacité à apporter une valeur ajoutée significative à l’acheteur public.

Les bonnes pratiques pour élaborer un mémoire technique efficace

Analyser en profondeur le cahier des charges

Comprendre les besoins et les attentes de l’acheteur public

L’élaboration d’un mémoire technique percutant débute par une analyse minutieuse du cahier des charges (règlement de consultation, CCTP et autres pièces le cas échéant).

Cette étape fondamentale permet de cerner les besoins et les attentes spécifiques de l’acheteur public, ainsi que les contraintes et les exigences du marché.

L’objectif final est de rédiger un plan très détaillé de l’offre technique correspondant aux exigences.

Il s’agit de l’étape la plus difficile.

Ensuite il s’agira de compléter les différents items avec les éléments techniques dont le soumissionnaire est spécialiste par définition.

En prenant le temps de comprendre les tenants et aboutissants du cahier des charges, les entreprises peuvent adapter leur offre et leur mémoire technique en conséquence, augmentant ainsi leurs chances de remporter l’appel d’offres.

Identifier les critères d’évaluation et les pondérations

L’analyse approfondie du cahier des charges doit également permettre d’identifier les critères d’évaluation utilisés par l’acheteur public, ainsi que les pondérations associées à chacun d’entre eux.

Ces informations précieuses constituent une boussole indispensable pour orienter la rédaction du mémoire technique et mettre l’accent sur les aspects les plus importants aux yeux de l’acheteur.

Personnaliser le contenu du mémoire technique

Mettre en avant les compétences, les références et les atouts spécifiques de l’entreprise

Pour se démarquer de la concurrence et convaincre l’acheteur public du bien-fondé de leur candidature, les entreprises doivent personnaliser le contenu de leur mémoire technique en mettant en évidence leurs compétences, leurs références et leurs atouts spécifiques.

Cela peut se concrétiser par la présentation de réalisations concrètes, de témoignages de clients satisfaits ou encore de certifications et labels obtenus par l’entreprise.

FORMATION Mémoire technique dans les AO

Proposer des solutions adaptées et innovantes

En plus de mettre en avant leur expertise et leur savoir-faire, les entreprises peuvent également proposer des solutions adaptées et innovantes pour répondre aux besoins spécifiques de l’acheteur public.

Cette démarche peut impliquer la présentation de méthodologies originales, de technologies de pointe ou encore de partenariats stratégiques pertinents.

Soigner la forme et la structure du mémoire technique

Respecter les normes de présentation et les consignes du cahier des charges

La forme et la structure du mémoire technique jouent un rôle important dans la perception de l’offre par l’acheteur public.

Il est donc essentiel de respecter scrupuleusement les normes de présentation et les consignes définies dans le cahier des charges, notamment en termes de pagination, de police de caractères, de mise en page et de formatage.

Vous avez intérêt à respecter scrupuleusement les directives du règlement de consultation.

ATTENTION : La jurisprudence se développe et vous devez en particulier :

• Ne pas dépasser le nombre maximal de pages lorsqu’il est fixé par le règlement de consultation.
• Eviter d’insérer des liens hypertextes dans vos offres techniques si vous souhaitez que les éléments accesibles via ces liens soient pris en compte lors de l’analyse des offres.

Un mémoire technique bien présenté et structuré facilite la lecture et la compréhension par l’acheteur, ce qui peut influencer positivement l’évaluation de l’offre.

Organiser le contenu de manière claire et logique

Pour optimiser l’impact du mémoire technique et faciliter sa navigation, il est important d’organiser le contenu de manière claire et logique.

Cela peut passer par :

• la création d’un sommaire détaillé avec la numérotation des pages,
• l’utilisation de titres et de sous-titres explicites et numérotés,
• la présentation d’un résumé concis en début de document,
• l’insertion de schémas et de photos.

Une structure claire et cohérente permet à l’acheteur public de se repérer facilement dans le mémoire technique et de trouver rapidement les informations qu’il recherche.

Les avantages d’un mémoire technique spécifique et personnalisé

Démontrer une compréhension fine des enjeux et des besoins

Se démarquer en montrant une connaissance approfondie du marché et du client

Un mémoire technique élaboré avec soin et spécifiquement adapté à l’appel d’offres permet aux entreprises de se démarquer de la concurrence en démontrant une compréhension fine des enjeux et des besoins du marché, ainsi que des attentes et contraintes spécifiques de l’acheteur public.

En prenant le temps d’analyser minutieusement le cahier des charges, les entreprises peuvent mettre en avant une connaissance approfondie du contexte et des exigences du marché public, ce qui inspire confiance à l’acheteur public quant à leur capacité à répondre adéquatement à ses besoins.

Proposer une offre sur-mesure, adaptée aux exigences du cahier des charges

Loin de se contenter d’une réponse générique, un mémoire technique spécifique et personnalisé permet aux entreprises de proposer une offre sur-mesure, parfaitement adaptée aux exigences du cahier des charges et aux besoins réels de l’acheteur public.

Cette démarche proactive démontre la pertinence et l’efficacité de la solution proposée, augmentant ainsi considérablement les chances de succès dans l’appel d’offres.

Valoriser ses réalisations, compétences et expertises spécifiques

Mettre en avant ses points forts et ses différenciateurs par rapport à la concurrence

Un mémoire technique spécifique et personnalisé offre une plateforme idéale pour valoriser les réalisations, les compétences et les expertises spécifiques de l’entreprise.

En mettant en avant ses points forts et ses éléments différenciateurs par rapport à la concurrence, l’entreprise peut se démarquer et convaincre l’acheteur public du bien-fondé de son offre.

Cette mise en évidence des atouts de l’entreprise permet de souligner sa valeur ajoutée et son aptitude à répondre aux besoins spécifiques des documents de la consultation.

Renforcer sa crédibilité et son image de marque auprès de l’acheteur public

En présentant ses réalisations concrètes, ses compétences avérées et ses expertises pointues, l’entreprise renforce sa crédibilité et son image de marque auprès de l’acheteur public.

Cette démarche démontre son professionnalisme, son engagement en faveur de la qualité et son souci constant de satisfaire les clients.

Ces éléments positifs influencent positivement l’évaluation de l’offre et contribuent à bâtir une relation de confiance durable avec l’acheteur public.

Optimiser significativement les chances de remporter le marché

Se positionner comme un partenaire de confiance pour l’acheteur public

En élaborant un mémoire technique spécifique et personnalisé, les entreprises se positionnent comme des partenaires de confiance pour l’acheteur public.

En démontrant leur compréhension fine des enjeux, leur capacité à proposer une offre sur-mesure et leur expertise dans le domaine, elles maximisent leurs chances de remporter le marché et d’établir une relation de collaboration fructueuse avec l’acheteur public.

Favoriser la pérennité des relations commerciales avec les acheteurs publics

Un mémoire technique spécifique et personnalisé permet de jeter les bases d’une relation commerciale durable et pérenne avec les acheteurs publics.

En effet, en démontrant leur engagement en faveur de la qualité, de la satisfaction client et du respect des exigences du cahier des charges, les entreprises créent un climat de confiance propice au développement de partenariats solides avec les acheteurs publics sur le long terme.

Conclusion : l’importance d’un mémoire technique adapté et personnalisé

Récapitulation des risques liés à l’utilisation de modèles préétablis

Il est important de rappeler les risques inhérents à l’utilisation de modèles de mémoires techniques préétablis.

Le manque de personnalisation, l’inadéquation avec les exigences spécifiques du marché sont autant de dangers potentiels qui peuvent nuire à la crédibilité de l’entreprise et réduire considérablement ses chances de succès dans l’appel d’offres.

Encourager les entreprises à investir dans la personnalisation de leur mémoire technique

Face à ces risques, il est essentiel d’investir du temps et des ressources dans la personnalisation de vos mémoires techniques.

En effet, en adaptant leur offre aux spécificités du marché et aux attentes de l’acheteur public, elles augmentent significativement leurs chances de succès et renforcent leur image de marque.

Insister sur les bénéfices d’un mémoire technique spécifique et personnalisé

En conclusion, il convient de souligner les nombreux bénéfices qu’un mémoire technique spécifique et personnalisé peut apporter aux entreprises.

En démontrant leur compréhension des enjeux et des besoins, en valorisant leurs compétences et expertises, et en proposant une offre sur-mesure, les entreprises se démarquent de la concurrence et optimisent leurs chances de remporter le marché public.

Appel à l’action : valoriser ses atouts et personnaliser son mémoire technique

Cet article se veut donc un appel à l’action pour les entreprises.

Prenez le temps de valoriser vos atouts et d’investir dans la personnalisation de votre mémoire technique afin de maximiser vos chances de succès dans le cadre des marchés publics.

En adoptant une approche spécifique et personnalisée, vous démontrez votre engagement en faveur de la qualité et de la satisfaction client, ce qui constitue un atout majeur pour vous démarquer et remporter des marchés.

Jurisprudence sur les mémoires justificatifs

Le Tribunal Administratif de Paris a rendu une décision impactante pour les réponses aux marchés publics, mettant en évidence la nécessité pour les entreprises de fournir des mémoires techniques spécifiques et précis (TA Paris, 5 janvier 2024, n° 2328772).

Dans le même registre et via une décision du Conseil d’Etat. CE, 18 octobre 2024, n° 474772 (Mémoire technique incomplet = Offre rejetée. Entreprises : Attention aux omissions dans vos mémoires techniques ! Apprenez des erreurs des autres ! Mémoire technique incomplet engendrant le rejet de l’offre pour irrégularité. En l’espèce, l’offre d’une société a été jugée irrégulière et écartée en raison d’un mémoire technique incomplet. Le juge a considéré que l’absence de détails sur les moyens matériels, notamment pour le système de pompage et de remplissage, constituait une violation du règlement de la consultation).