Signature électronique dans les marchés publics

Cadre juridique et réglementaire de la signature électronique

Définition et valeur juridique

La signature électronique consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache.

La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat.

La signature, qu’elle soit manuscrite ou électronique est définie par l’article 1367 du code civil.

Intérêt du dispositif

La signature électronique manifeste le consentement de l’auteur aux obligations qui découlent de cet acte.

La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie.

Signature électronique au sens de l’article 1367 du code civil (Remplace l’article 1316-4)

La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte.

Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat.

(Source : Article 1367 du Code civil)

Equivalence avec la signature manuscrite

Concrètement, la signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite, pour un document dématérialisé qui peut adopter différents formats : fichier texte, tableur, .pdf, .jpg, .xml… Le certificat électronique, qui supporte la signature, est généralement installé sur une clé USB.

Une signature scannée n’est pas une signature électronique originale

Réglementation applicable

Le cadre réglementaire de la signature électronique dans les marchés publics repose sur plusieurs textes :

Règlement européen eIDAS (n°910/2014)

Le règlement européen eIDAS (n°910/2014) du 23 juillet 2014, harmonise les règles en matière d’identification électronique et de services de confiance au niveau européen.

Signature électronique au sens du règlement (UE) n° 910/2014 [eIDAS]

Une signature électronique est constituée des données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer.

Source : Article 3 du règlement (UE) n° 910/2014 du parlement européen et du conseil du 23 juillet 2014 (Règlement eIDAS)

Au travers un chapitre consacré aux services de confiance, le règlement eIDAS consacre toute une section concernant les signatures électroniques :

Chapitre III – Services de confiance / Section 4 – Signatures électroniques (eIDAS)

• Article 25 – Effets juridiques des signatures électroniques
• Article 26 – Exigences relatives à une signature électronique avancée
• Article 27 – Signatures électroniques dans les services publics
• Article 28 – Certificats qualifiés de signature électronique
• Article 29 – Exigences applicables aux dispositifs de création de signature électronique qualifiés
• Article 30 – Certification des dispositifs de création de signature électronique qualifiés
• Article 31 – Publication d’une liste des dispositifs de création de signature électronique qualifiés certifiés
• Article 32 – Exigences applicables à la validation des signatures électroniques qualifiées
• Article 33 – Service de validation qualifié des signatures électroniques qualifiées
• Article 34 – Service de conservation qualifié des signatures électroniques qualifiées

Article R2182-3 du Code de la commande publique

L’article R2182-3 du Code de la commande publique dispose que « Le marché peut être signé électroniquement, selon les modalités fixées par un arrêté du ministre chargé de l’économie qui figure en annexe du présent code ».

Il en résulte qu’actuellement un marché peut très bien être signé de manière manuscrite, cependant l’acheteur peut néanmoins imposer la signature électronique de pièces dès le dépôt des plis.

Signature d’un contrat de la commande publique : Obligatoire ou non ?

Lorsque la signature électronique est requise pour tout document sous forme électronique d’un contrat de la commande publique, il doit être signé selon les dispositions prévues par l’arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique.

Toutefois, les certificats qualifiés de signature électronique délivrés en application de l’arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics demeurent régis par ses dispositions jusqu’à leur expiration, notamment les certificats RGS (Référentiel général de sécurité).

Il est à noter que depuis la réforme des marchés publics de 2016 les candidatures et les offres n’ont pas l’obligation d’être signées manuscritement ni même électroniquement. Toutefois l’acheteur peut imposer la signature dès la remise des plis s’il le prévoit dans les pièces de marché.

Le marché doit cependant être signé manuscritement ou électroniquement après l’attribution selon les dispositions prévues par l’acheteur.

Signature électronique d’un fichier zip dans le cadre d’une offre dématérialisée dans un marché public

La signature électronique d’un fichier zip ne vaut pas signature des pièces qu’il contient.

Il convient donc de signer séparément les fichiers destinés à être signés.

Arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique

Les règles d’utilisation de la signature électronique dans les marchés publics sont fixées fixées par l’arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique – NOR: ECOM1830224A.

Les acheteurs, les autorités concédantes et les opérateurs économiques doivent utiliser une signature électronique conforme aux exigences du règlement eIDAS (règlement (UE) n° 910/2014), relatives à la signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié.

Niveaux de sécurité – Signature pour les marchés publics dématérialisés

Dans la commande publique en France sont autorisées les signatures électroniques correspondant à des niveaux de sécurité de signature électronique de type 3 ou 4 :

• soit la signature électronique avancée avec certificat qualifié (niveau 3) qui correspond à une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié telle qu’exigée en France,
• soit la signature électronique qualifiée (niveau 4).

La signature électronique des pièces doit pouvoir être vérifiée par l’acheteur

Le candidat, le cas échéant, doit pouvoir produire les éléments permettant d’établir la validité de sa signature électronique.

Ainsi, les contrôles effectués par l’administration, après communication par la société soumissionnaire du mode d’emploi de la procédure de télétransmission qu’elle a choisi de retenir, doivent permettre d’établir la validité de sa signature électronique, notamment l’absence de modification de l’acte d’engagement (CE, 26 juin 2015, n° 389599, ministre de la défense c/ société Olympe service).

Deux courriers de l’autorité de certification de signature électronique, attestant le caractère  » non échu et non révoqué  » du certificat électronique ne suffisent pas.

Ces attestations, qui portent sur la seule validité du certificat, n’établissent pas l’intégrité de l’acte d’engagement signé ni son absence de modification postérieurement à la date limite de remise des offres.

Formats de signature PAdES, XAdES et CAdES dans les marchés publics

Les formats de signature acceptés par la réglementation sont : PAdES, XAdES et CAdES.

• PAdES permet la signature électronique de documents PDF.
• XAdES permet la signature électronique de document XML.
• CAdES permet la signature électronique de données.

La signature peut être invisible ou visible sur le document signé.

Seul le format PAdES permet de rendre la signature visible dans le document PDF comportant la signature avec des données concernant le signataire. On dit que la signature est attachée.

Pour une signature au format XAdES ou CAdES, il est joint un jeton de signature sous forme d’un fichier détaché.

Aspects pratiques de la signature électronique et certificat

Qu’est-ce qu’un certificat de signature électronique ?

Le certificat de signature électronique est une attestation électronique qui permet, notamment, d’associer les données de validation d’une signature électronique à une personne physique. Le certificat est délivré en même temps que la signature électronique.

Il permet de garantir l’identité du signataire, l’intégrité et la non-répudiation du document signé.

Le certificat et la signature électronique associée se présentent sous forme de clé USB, de carte à puce ou sous forme de logiciel. La forme la plus courant est la clé USB.

• L’attestation électronique est un document numérique qui confirme l’authenticité d’une signature électronique.
• L’association à une personne physique est réalisée par le certificat lie les données de la signature électronique à une personne spécifique, assurant ainsi son identité.
• La délivrance simultanée s’effectue lorsque la personne reçoit une signature électronique et reçoit également le certificat correspondant.
• La garantie de l’identité se traduit par le fait que le certificat confirme que la personne qui a signé est bien celle qu’elle prétend être.
• L’intégrité et la non-répudiation assure que le document signé n’a pas été altéré (intégrité) et que le signataire ne peut pas nier avoir signé le document (non-répudiation).
• Les formats de présentation signifient que le certificat et la signature électronique peuvent être stockés sur une clé USB, une carte à puce ou sous forme de logiciel, facilitant ainsi leur utilisation dans divers contextes.

Comment obtenir un certificat de signature électronique ?

Pour signer électroniquement des pièces d’une marché public l’entreprise candidate doit disposer d’un certificat de signature électronique.

Délais et assistance : des précautions à prendre

Attention tous les fournisseurs de certificats électronique ne se valent pas !

Y compris pour certains qui vous paraissent fiables à priori.

En effet il faut éviter :

• ceux dont les délais d’obtention sont excessivement longs (Pour certains ce délai est supérieur à 4 semaines),
• ceux qui refusent d’assurer une assistance si vous avez des problèmes d’installation, et ce même si leur documentation est erronée. C’est rare mais cela existe.

Par conséquent si vous souhaitez acquérir un certificat de signature pour répondre aux marchés publics sous forme dématérialisée il faut bien vous faire préciser ces deux points et ne pas prendre des engagements oraux pour de l’argent comptant.

Où acheter un certificat de signature électronique pour les réponses aux marchés publics ?

Le certificat de signature s’achète auprès d’un prestataire de services de confiance qualifié, référencé par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI).

Les opérateurs économiques peuvent notamment se procurer un certificat de signature électronique auprès de leur chambre de commerce qui commercialise les certificats Eiducio. Coût du certificat sur une clé USB : 280 € HT pour une durée de 3 ans.

Obtenez un certificat électronique qualifié eIDAS

1. Vérifiez que le certificat répond aux exigences légales (règlement eIDAS, annexe 12 du code de la commande publique : Arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique)
2. Choisissez un prestataire de confiance accrédité par l’ANSSI pour délivrer votre certificat (Chambersign, …). prévoir un délai pour l’obtenir, il est préférable de téléphoner avant pour connaitre les modalités).
3. Installez votre certificat sur un support sécurisé (clé USB en général). En général un mode d’emploi est fourni, il existe également une hotline à cet effet.

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

La signature électronique s’inscrit dans le cadre de la dématérialisation de la commande publique et présente plusieurs avantages dont :

• La sécurité car elle garantit l’authenticité et l’intégrité des documents électroniques.
• Un gain de temps et d’argent, car elle simplifie et d’accélère les processus de signature des documents.
• Le respect de l’environnement car elle réduit l’utilisation du papier.

Par ailleurs elle peut être utilisée pour signer différents types de documents électroniques, tels que des contrats, des factures, des devis, des rapports, des formulaires administratifs.

Répondre à un marché public de manière dématérialisée : les étapes

Pour répondre à un marché public de manière dématérialisée, voici les principales étapes :

Accédez à l’espace de réponse en ligne

1. Identifiez la plateforme de dématérialisation utilisée par l’acheteur pour l’appel d’offres (identifiant et mot de passe).
2. Créez votre compte utilisateur sur cette plateforme si besoin
3. Connectez-vous à votre espace personnel sécurisé grâce à vos identifiants

Sélectionnez le marché concerné

1. Repérez dans la liste des consultations celle à laquelle vous souhaitez répondre. Il existe généralement plusieurs possibilités de recherche (mots-clés, objet du marché, référence de la consultation, région, codes CPV, …).
2. Vérifiez les dates limites de remise des plis et les formats de documents attendus
3. Téléchargez le dossier de consultation des entreprises (DCE) et les éventuelles pièces additionnelles

Constituez votre dossier de réponse

1. Rassemblez les documents de candidature exigés (DC1, DC2, DUME, documents de capacité, attestations…)

2. Rédigez votre offre technique (mémoire technique, fiches techniques, …) et financière (DPGF, BPU, DQE) en respectant les règles de présentation demandées
3. Joignez les annexes éventuelles

Déposez votre dossier sur la plateforme

1. Téléversez (upload) l’ensemble des fichiers composant votre réponse. Il est intéressant d’anticiper pour vérifier l’organisation des dossiers et des fichiers à transmettre (lots, enveloppes de candidature et d’offre, …)
2. Vérifiez la complétude des documents et leur bonne réception par la plateforme
3. Validez le dépôt de votre offre, qui vaut engagement de votre part

Procédez à la signature électronique si requise

1. Vérifiez si les documents de consultation exigent une signature électronique de votre réponse. Ce n’est pas toujours facile car pour les débutants en la matière il peut apparaitre que certains informations soient contradictoires.
2. Le cas échéant, cliquez sur le lien de signature fourni par la plateforme.
3. Sélectionnez le certificat électronique qualifié à utiliser parmi ceux présents sur votre poste. Le format de signature peut être Pades, Cades ou Xades.
4. Renseignez le code PIN associé à votre certificat pour déclencher la signature. Attention 3 essais maximum.
5. Validez l’apposition de la signature électronique sur les documents
6. Assurez-vous d’avoir bien signé électroniquement tous les documents exigés (offre, acte d’engagement…)

Finalisez la remise de votre offre

1. Confirmez l’envoi définitif de votre réponse signée sur la plateforme
2. Vérifiez la bonne réception d’un accusé d’enregistrement électronique (AR) prouvant le dépôt
3. Conservez cet AR ainsi qu’une copie de votre dossier déposé. Certaines plateformes demandent le dossier où conserver la copie de l’envoi.
4. Tenez-vous à disposition pour fournir des compléments d’information si l’acheteur vous le demande

En suivant ce processus de réponse électronique, vous pouvez :

• Simplifier le montage et l’envoi de vos dossiers de candidature aux marchés publics
• Sécuriser juridiquement vos offres grâce à la signature électronique
• Participer à la dématérialisation complète de la commande publique
• Réduire les délais de traitement et les coûts par rapport aux procédures papier

Conseil : Il est conseillé de transmettre votre pli électronique au plus tard la veille de la date limite de réception des plis.

N’hésitez pas à bien anticiper la phase de signature électronique en testant la compatibilité de votre certificat avec la plateforme, pour éviter toute difficulté de dernière minute. Les acheteurs et éditeurs sont là pour vous accompagner dans la prise en main de ces outils.

Conclusion

La maîtrise de la signature électronique est devenue un élément essentiel pour les entreprises souhaitant participer aux marchés publics dématérialisés. Bien que sa mise en place puisse sembler complexe au premier abord, les avantages en termes de sécurité, d’efficacité et de réduction des coûts sont significatifs.

Pour tirer pleinement parti de la signature électronique, il est recommandé de :

1. Bien choisir son prestataire de certificat en tenant compte des délais de délivrance et du support technique offert
2. Se former à l’utilisation des outils de signature et tester la compatibilité avec les principales plateformes de dématérialisation
3. Anticiper les démarches, en particulier pour les premiers marchés auxquels vous répondez de manière dématérialisée
4. Rester en veille sur les évolutions réglementaires et technologiques dans ce domaine

N’hésitez pas à vous faire accompagner dans cette démarche par un prestataire spécialisé. L’investissement consenti sera rapidement rentabilisé par les nouvelles perspectives commerciales ouvertes dans le domaine des marchés publics.

La dématérialisation des marchés publics, dont la signature électronique est un élément important, représente une opportunité pour les entreprises de toutes tailles d’accéder à la commande publique.

En maîtrisant ces outils, vous pourrez non seulement répondre à davantage de consultations, mais aussi améliorer la qualité et la compétitivité de vos offres.